Tổng đài ảo là gì? Có nên thuê? Lợi ích của dịch vụ tổng đài ảo
Dịch vụ tổng đài ảo công nghệ điện toán đám mây dành cho doanh nghiệp. Mang lại sự tiện lợi, tối ưu hóa chi phí với các gói thuê tổng đài ảo tiết kiệm. Cùng ODS tìm hiểu một vài lợi ích của công nghệ này ở bài viết dưới đây nhé!
Với doanh nghiệp, dịch vụ tổng đài ảo đang được lên ngôi. Nó giúp doanh nghiệp tiết kiệm một khoản chi phí khá lớn cho việc trang bị hệ thống tổng đài. Với dịch vụ này, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm. Vì chất lượng các cuộc gọi cho khách hàng luôn cao nhất với chi phí thấp nhất.
Những Nội Dung Chính Bài Viết
- Tổng đài ảo là gì?
- Tổng đài ảo áp dụng cho những khách hàng nào?
- Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi thuê tổng đài ảo
- Doanh nghiệp được gì khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo?
- Những ưu điểm mà tổng đài ảo hơn hẳn tổng đài truyền thống
- Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo?
- Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ
- Giá tổng đài ảo phụ thuộc vào yếu tố gì?
Tổng đài ảo là gì?
Tổng đài ảo là loại dịch vụ thoại sử dụng nền tảng IP hiện đại nhằm cung cấp cho khách hàng những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí thấp.
Dịch vụ này được lắp đặt rất đơn giản. Doanh nghiệp chỉ cần trang bị điện thoại IP, hoặc cài Softphone trên di động. Hoặc tận dụng các điện thoại analog có sẵn và kết nối đến thiết bị VoIP Gateway là hoàn toàn có thể sử dụng. Và được trang bị các tính năng hoàn toàn giống với một tổng đài chuyên nghiệp. Mà không cần phải đầu tư một hệ thống tổng đài vật lý tốn kém.
Dịch vụ tổng đài điện thoại ảo là loại dịch vụ đang nằm trong top “hot”. Không phải ngẫu nhiên mà dịch vụ này đang dần thay thế cho hệ thống tổng đài vật lý truyền thống. Với dịch vụ này, khách hàng của bạn hoàn toàn có những cuộc gọi chất lượng cao với chi phí vô cùng thấp. Tận dụng mạng Internet sẵn có vô cùng gọn nhẹ, tiện lợi, tiết kiệm.
Tổng đài ảo áp dụng cho những khách hàng nào?
Không thể phủ nhận, tổng đài ảo đóng vai trò quan trọng góp phần mang lại thành công cho người dùng. Hiện nay, dịch vụ tổng đài ảo áp dụng cho nhiều đối tượng khách hàng, cụ thể:
- Doanh nghiệp có nhu cầu sử dụng tổng đài nhưng không muốn đầu tư nhiều tiền cho hệ thống tổng đài riêng.
- Doanh nghiệp có nhiều chi nhánh, nhân viên hoạt động ở các địa điểm khác nhau.
- Doanh nghiệp chưa văn phòng cố định.
- Doanh nghiệp muốn chuyên nghiệp trong việc hỗ trợ khách hàng.
Lợi ích doanh nghiệp nhận được khi thuê tổng đài ảo
Đây là sự lựa chọn tuyệt đối cho những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ. Với năng lực lan rộng ra linh động, tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách tối ưu, …
Đơn giản hóa cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp
Đối với tổng đài truyền thống cuội nguồn, những doanh nghiệp phải bỏ ra một khoản ngân sách không nhỏ để mua tổng đài điện thoại cảm ứng kiểu PABX lắp ráp trong cơ sở của mình. Mô hình hiện thoại cũ này khá đắt đỏ. Bên cạnh đó, nó cũng yên cầu kiến thức và kỹ năng nội bộ để hoàn toàn có thể quản trị công nghệ thông tin và bảo dưỡng kỹ thuật thiết bị điện thoại thông minh .
Tổng đài ảo khác với tổng đài truyền thống ở chỗ hệ thống cơ sở hạ tầng viễn thông của doanh nghiệp được ảo hoá. Việc kết nối, liên lạc được định tuyến thông qua Internet. Và doanh nghiệp chỉ cần có một bộ định tuyến và điện thoại IP Phone.
Tổng đài ảo giúp củng cố vị thế cạnh tranh của doanh nghiệp
Nâng cao hiệu suất thao tác của của nhân viên cấp dưới bằng cách trang bị cho họ những công cụ chuyên nghiệp. Và đặc biệt quan trọng là được tối ưu hóa cho trách nhiệm quản trị và tăng trưởng mối quan hệ người mua. Đây là yếu tố vô cùng quan trọng làm tăng năng lực và vận tốc thao tác của nhân viên cấp dưới nhờ mạng lưới hệ thống tiếp thị quảng cáo hợp nhất .
Tổng đài ảo giúp đáp ứng tối ưu nhu cầu về quản lý quan hệ khách hàng kỹ thuật số và sử dụng đa kênh của khách hàng. Đồng thời, sử dụng thống nhất một hệ thống trên tất cả các phương tiện liên lạc.
Phù hợp để sử dụng chuyên nghiệp
Doanh nghiệp thuê tổng đài ảo cần được trang bị thiết bị đầu cuối IP phù hợp cho mục đích sử dụng chuyên nghiệp. Cụ thể, điện thoại IP không chỉ đáp ứng nhu cầu nghe – gọi của doanh nghiệp mà còn cho phép bạn hưởng lợi từ chất lượng cuộc gọi cao cùng nhiều tính năng đặc biệt khác như: Autocall, Auto Attendant, Voice Mail, Call Queue…
Dễ dàng tích hợp cùng các giải pháp giúp CSKH hiệu quả hơn
Hệ thống tổng đài ảo hoàn toàn có thể tích hợp cùng nhiều tính năng giúp hỗ trợ công việc hiệu quả. Đặc biệt là quản lý và chăm sóc khách hàng.
Doanh nghiệp được gì khi sử dụng dịch vụ tổng đài ảo?
Dưới đây là 4 quyền lợi mà tổng đài ảo đem lại cho doanh nghiệp :
1. Hiệu quả ưu việt cho quản lý trong doanh nghiệp
Đây là giải pháp tối ưu nhất so với những doanh nghiệp có nhiều Trụ sở cố định và thắt chặt hoặc không cố định và thắt chặt
- Chi phí thấp., khách hàng chỉ cần đầu tư thiết bị đầu cuối (điện thoại, máy tính v..v.), và không cần đầu tư thiết bị tổng đài.
- Không cần bảo trì, bảo hành, không phải lo các sự cố hỏng hóc thiết bị.
- Thời gian triển khai cực nhanh chóng và sự dụng ngay sau khi đăng ký, đáp ứng yêu cầu trong vòng 24h-48h.
- Chi phí khách hàng bỏ ra chỉ là yêu cầu dịch vụ với số lượng, các định lượng cụ thể.
- Khả năng mở rộng, có thể đáp ứng nhu cầu thay đổi cực nhanh chỉ trong vòng 24h.
- Các kịch bản về lời thoại cũng như các chức năng mới nếu cần thay đổi sẽ diễn ra rất nhanh trong vòng 24h.
- Không cần đâu tư nhân sự quản trị hệ thống tổng đài hay mất phí thuê dịch vụ thực hiện quản trị và thay đổi trong trường hợp cần thiết
2. Giảm nhẹ gánh nặng cho nhân sự
Tổng đài ảo cho phép doanh nghiệp không cần duy trì nhân sự và người quản lý hệ thống tổng đài. Tất cả các công việc quản trị, thiết lập cấu hình đều được thông qua internet với trình duyệt web và sử dụng hệ thống mạng nội bộ có sẵn của doanh nghiệp.
Dịch Vụ Thương Mại thuê tổng đài ảo được cho phép sử dụng thoại nội bộ mà không hề phát sinh ngân sách. Từ đó giúp doanh nghiệp giảm thiểu tối đa ngân sách quản trị nhân sự và ngân sách bảo dưỡng bảo trì mạng lưới hệ thống .
Thứ nhất, trước đây doanh nghiệp sử dụng tổng đài vật lý truyền thống cuội nguồn khi muốn biến hóa ngữ cảnh hay chỉnh sửa thông số kỹ thuật. Thì phải thuê kỹ thuật viên chuyên tổng đài về thiết lập, ngân sách một lần như vậy luôn là “ luật bất thành văn ” 10 % giá trị tổng đài cho một lần setup. Nay với dịch vụ tổng đài CloudFone thì đã khác, người mua chỉ cần “ alo ” hoặc gửi mail nhu yếu là sẽ được tương hỗ ngay lập tức và trọn vẹn không tính tiền .3. Tăng cơ hội tiếp cận và chăm sóc khách hàng
Ngày nay, việc kinh doanh trên Internet rất phát triển, các kênh bán hàng online luôn được doanh nghiệp quan tâm vì sự tiện lợi. Vì thế đòi hỏi việc trả lời những thắc mắc của khách hàng cũng như những đơn đặt hàng mới phải nhanh chóng và chuyên nghiệp. Cho nên việc đầu tư một hệ thống tổng đài tự động như tổng đài ảo là rất cần thiết.
Cơ hội sống còn trong kinh doanh thương mại trực tuyến. Nếu lỡ mất một cuộc gọi quan trọng vì nhân viên cấp dưới trực tổng đài vắng mặt lúc đó, hay mạng lưới hệ thống mạng điện thoại cảm ứng bị gián đoạn, sự cố kỹ thuật sẽ gây thiệt hại không nhỏ cho doanh nghiệp .
Khi sử dụng mạng lưới hệ thống tổng đài truyền thống cuội nguồn. Bắt buộc phải có nhân viên cấp dưới ngồi tại văn phòng trực điện thoại thông minh xuyên suốt. Nhân viên này sẽ nhận cuộc gọi từ bên ngoài, người mua hay đối tác chiến lược sau đó chuyển đến số máy của bộ phận cần liên hệ. Nếu người cần liên hệ vắng mặt thì nhân viên cấp dưới tổng đài sẽ đảm nhiệm thông tin sau đó truyền đạt lại cho bộ phận đảm nhiệm .4. Tổng đài ảo sẽ khắc phục điểm yếu của tổng đài truyền thống
Cuộc gọi từ bên ngoài sẽ được đẩy trực tiếp tới số máy nhánh. Và số di động của những nhân viên cấp dưới đảm nhiệm bộ phận. Với tiện ích này, dù người nhận cuộc gọi có ở đâu cũng hoàn toàn có thể vấn đáp máy .
Dịch vụ tổng đài ảo có những tiện ích sau:
- Chức năng trả lời tự động (IVR)
- Hiển thị tên người gọi đến
- Hỗ trợ Softphone
- Ghi âm – nghe lại – xóa cuộc gọi
- Nhật ký cuộc gọi
- Đàm thoại tay ba
- Và còn nhiều chức năng hữu ích khác.
Những ưu điểm mà tổng đài ảo hơn hẳn tổng đài truyền thống
- Không cần đầu tư cơ sở hạ tầng viễn thông, không cần đi dây điện thoại. Thậm chí nếu doanh nghiệp chỉ sử dụng phần mềm thì không cần đầu tư thiết bị.
- Không bỏ lỡ cuộc gọi từ khách hàng. Với tổng đài truyền thống. Lượng cuộc gọi nhận được cùng lúc luôn bị giới hạn (vào khoảng 20 – 30 cuộc). Vì vậy sẽ có tình trạng khách hàng gọi và máy bận. Nhưng với tổng đài ảo, số lượng cuộc gọi vào cùng lúc không bị giới hạn. Doanh nghiệp sẽ không bỏ lỡ cuộc gọi nào từ khách hàng.
- Gọi nội bộ hoàn toàn MIỄN PHÍ dù là khác tỉnh thành
- Cước phí cuộc gọi quốc tế thấp hơn
- Nhân viên có thể làm việc bất kỳ đâu
- Dễ dàng quản lý, xem thống kê cuộc gọi ra/vào, nghe lại ghi âm cuộc gọi
- Dễ dàng mở rộng hệ thống
- Dễ dàng tích hợp với các ứng dụng, hệ thống quản lý khách hàng
Doanh nghiệp nên mua hay thuê tổng đài ảo?
Từ trước, chúng ta vẫn thường mua một hệ thống tổng đài lắp đặt ở công ty. Tuy nhiên, trong thời đại bùng nổ về công nghệ và cuộc cách mạng công nghiệp 4.0 như hiện nay. Thì việc chọn thuê tổng đài điện thoại đang là xu hướng mới với nhiều tiện ích đi kèm.
Để hoàn toàn có thể xác lập xem nên mua hay thuê tổng đài điện thoại cảm ứng. Chúng ta sẽ so sánh ưu và điểm yếu kém giải pháp nào tối ưu cho doanh nghiệp .
Mua
Ngân sách chi tiêu :
Tùy từng loại tổng đài chi phí ban đầu phải bỏ ra từ 20 triệu trở lên
- Cần nguồn điện để quản lý và vận hành, ngân sách nhân sự quản trị quản lý và vận hành .
Quản lý quản lý và vận hành :
- Tổng đài IP nhất thiết phải có nhân sự IT chuyên trách để quản lý và vận hành .
- Phải có phòng Server để lắp ráp bảo vệ yếu tố điện mạng 24/7 .
- Cần tăng cấp đường truyền mạng, điện để dự trữ rủi ro đáng tiếc .
Thuê
Thuê tổng đài ảo ngày càng phổ cập, được nhiều doanh nghiệp lựa chọn. Đặc biệt tương thích với những doanh nghiệp vừa và nhỏ. Hình thức này giúp giảm thiểu cỗ máy quản lý và vận hành và tiết kiệm ngân sách và chi phí ngân sách một cách đáng kể. Tổng đài ảo tương thích với những doanh nghiệp chuyên cung ứng dịch vụ. Như tổng đài chăm nom người mua, bán vé máy bay, du lịch, tư vấn luật …
Chi Phí :
- giá thành góp vốn đầu tư khởi đầu : Bạn không cần bỏ một đồng ngân sách góp vốn đầu tư bắt đầu nào cả .
- giá thành quản lý và vận hành : Linh hoạt tùy theo nhu yếu của người mua. Chỉ từ 300 k / tháng cho 10 người sử dụng. Đặc biệt, không có ngân sách phát sinh thêm nào khác .
Quản lý quản lý và vận hành :
- Không cần nhân sự IT chuyên trách, được tương hỗ kỹ thuật từ nhà cung ứng .
- Không cần phòng server, mạng lưới hệ thống tổng đài ảo được đặt ở những Data Center của VDC. Hoạt động trên nền tảng Cloud nên chỉ cần liên kết Internet là hoàn toàn có thể sử dụng được .
- Nâng cấp lan rộng ra thuận tiện, tối ưu ngân sách cho doanh nghiệp .
Sự khác nhau giữa tổng đài ảo và tổng đài nội bộ
Với tổng đài truyền thống, doanh nghiệp sẽ phải mất chi phí cho việc thiết lập. Và lắp đặt hệ thống tổng đài nhưng tổng đài ảo thì hoàn toàn miễn phí.
Doanh nghiệp cũng sẽ phải mất ngân sách thuê bảo trì tổng đài máy nhánh. Cũng như mạng nội bộ và mạng lưới hệ thống tính cước khi sử dụng tổng đài truyền thống lịch sử. Nhưng với tổng đài ảo. Thì mọi việc sẽ do đơn vị chức năng phân phối tiếp đón và trọn vẹn không lấy phí .
Khi sử dụng tổng đài nội bộ, doanh nghiệp sẽ cần nhân sự quản trị mạng lưới hệ thống chuyên sử dụng. Cũng như phải thuê nhân công khi muốn đổi khác tính năng của tổng đài hoặc máy nhánh. Nhưng với tổng đài ảo thì ngược lại. Chỉ cần gửi yêu cần, đơn vị chức năng cung ứng sẽ triển khai ngay lập tức và trọn vẹn không tính tiền .
Tổng đài truyền thống cuội nguồn nhu yếu phải có nhân viên cấp dưới ngồi tại văn phòng để nghe máy và vấn đáp. Còn với dịch vụ tổng đài điện thoại thông minh ảo. Thì cuộc gọi sẽ được đẩy tới thiết bị đầu cuối của nhân viên cấp dưới. Giúp họ vấn đáp ở mọi lúc, mọi nơi .Giá tổng đài ảo phụ thuộc vào yếu tố gì?
Giá dịch vụ luôn có những mức phí phong phú, tương thích với từng nhau cầu khác nhau của doanh nghiệp. Qua đó mức giá sẽ phụ thuộc vào vào những yếu tố sau :
- Số lượng máy nhánh: Thông thường các gói phổ biến với máy nhánh 10, 20,30, 40 hoặc nhiều hơn. Và khi nhu cầu sử dụng tăng lên dựa theo nhu cầu của bạn.
- Số lượng cuộc gọi đồng thời: Với một đầu máy, nhân viên tổng đài có thể nghe. Và nhận tất cả các cuộc gọi của khách hàng cùng một lúc.
- Chi phí bổ sung: Những chi phí bổ sung dựa vào nhu cầu như quản lý cước. Cần tăng thời gian lưu file ghi âm, tăng dung lượng lưu trữ hay đấu nối API.
- Dịch vụ hỗ trợ khách hàng: Yếu tố ảnh hưởng khá nhiều đến giá dịch vụ tổng đài ảo.
Để biết chi tiết hơn về những lợi ích của tổng đài ảo, hãy truy cập website https://ods.vn hoặc liên hệ số Hotline: 1900 66 34. Chúng tôi sẽ tư vấn và mang đến bạn những trải nghiệm đỉnh cao về CloudFone.
BÌNH CHỌN : Hãy bầu chọn 5 sao nếu bạn tìm thấy nội dung hữu dụng.
Xếp hạng : 4.9 / 5. Phiếu bầu : 10 Cảm ơn bạn đã bầu chọn .
Source: https://suadieuhoa.edu.vn
Category : Bảo Hành
