Trợ lý giám đốc là gì? Nhiệm vụ, mô tả công việc và yêu cầu

Trợ lý giám đốc là vị trí hoàn toàn có thể nhận được nhiều bài học kinh nghiệm kinh nghiệm tay nghề và lời khuyên quý giá từ cấp trên, đây được xem là vị trí khá quan trọng trong cỗ máy tổ chức triển khai của công ty. Trợ lý giám đốc được xem là tiềm năng nghề nghiệp mà nhiều bạn trẻ hướng đến vì mang lại thời cơ và tiềm năng tăng trưởng lớn .

Trợ lý giám đốc là gì ?

Trợ lý giám đốc (Assistant Director) là người trực tiếp làm việc với ban lãnh đạo, hỗ trợ đảm bảo các công việc, hoạt động hằng ngày của giám đốc diễn ra suôn sẻ, hiệu suất và đảm bảo chất lượng. 

Trợ lý giám đốc được xem là cánh tay phải đắc lực cho giám đốc, do đó vị trí này yên cầu một người phải có tầm nhìn, kinh nghiệm tay nghề và năng lực xử lý nhạy bén trong mọi trường hợp. Công việc của họ thường bị nhầm lẫn với thư ký, tuy nhiên ngoài việc giải quyết và xử lý những việc làm sổ sách, sắp xếp lịch họp, những buổi gặp với người mua, đối tác chiến lược, … trợ lý giám đốc trong nhiều trường hợp còn phải thay giám đốc quyết định hành động và ký kết những hợp đồng quan trọng .

Bạn đang đọc: Trợ lý giám đốc là gì? Nhiệm vụ, mô tả công việc và yêu cầu

Vai trò của trợ lý giám đốc

Trợ lý giám đốc góp sức không nhỏ trong việc giúp giám đốc tối ưu hiệu suất thao tác, đây là vị trí nhân sự cấp cao, bao quát mọi việc làm của tổ chức triển khai. Vai trò của trợ lý giám đốc ngoài việc tổ chức triển khai, tham mưu, tiếp xúc, ra quyết định hành động, trợ lý còn có nghĩa vụ và trách nhiệm quản trị nhân sự, quản trị kinh tế tài chính và bao quát được toàn bộ việc làm trong tổ chức triển khai .
Trợ lý giám đốc cũng đóng vai trò đặc biệt quan trọng quan trọng trong việc tiếp cận với nhiều thông tin bảo mật thông tin, quan trọng của doanh nghiệp, việc này nhiều lúc cũng tạo cho họ áp lực đè nén rất lớn. Chính thế cho nên, không phải ai cũng hoàn toàn có thể chuyên nghiệp trong vai trò là trợ lý giám đốc. Một khi đã giữ trách nhiệm này thì phải bảo vệ bản thân đủ sức gánh vác được những yếu tố xảy ra .
Trợ lý là người thao tác trực tiếp với giám đốc, do vậy mà họ có thời cơ được học hỏi và cọ xát nhiều hơn trong những việc làm, hoạt động giải trí hằng ngày của một giám đốc. Nhờ đó hoàn toàn có thể nói, đây là vị trí tiềm năng để đi nhanh hơn trên lộ trình trở thành một giám đốc .

Công việc của trợ lý giám đốc làm gì ?

Tùy vào cơ cấu tổ chức của mỗi tổ chức triển khai và cấp bậc của giám đốc mà trợ lý giám đốc sẽ triển khai những việc làm khác nhau. Một số việc làm chính của trợ lý giám đốc như sau :

• Hỗ trợ thực hiện các công việc trong công ty theo yêu cầu của giám đốc.
• Thực hiện các công việc như lên lịch trình, sắp xếp cuộc họp, gặp gỡ với đối tác, khách hàng,… Đồng thời hỗ trợ giám đốc các công việc như đặt vé máy bay, đặt phòng khách sạn cho các chuyến công tác.
• Truyền đạt thông tin của giám đốc cho các bộ phận phòng ban, nhân sự trong công ty. Thực hiện phân tích, đánh giá và báo cáo kết quả công việc của nhân viên cho giám đốc.
• Hỗ trợ các công tác về nhân sự, văn hóa doanh nghiệp, các buổi họp nội bộ cho tổ chức,… 
• Xác định mục tiêu ngắn hạn và dài hạn của công ty để lập kế hoạch hoạt động cho mỗi phòng ban và báo cáo tình hình thực hiện cho giám đốc. 
• Trong nhiều trường hợp, trợ lý giám đốc có thể hỗ trợ đóng góp ý kiến, tham mưu cho giám đốc trong việc lập kế hoạch, xây dựng chiến lược, đưa ra các quyết định cấp bách khi giám đốc vắng mặt.

Trợ lý giám đốc hoàn toàn có thể tương hỗ đưa ra những quyết định hành động cấp bách khi giám đốc vắng mặt

Một số mẫu miêu tả việc làm của trợ lý giám đốc

Mô tả việc làm trợ lý giám đốc quản lý và vận hành

• Tham gia đóng góp ý tưởng và lên kế hoạch cho các chương trình, hoạt động của công ty.
• Theo dõi, đánh giá số liệu và báo cáo tình hình tài chính của phòng vận hành, thực hiện phân tích số liệu nếu có yêu cầu từ giám đốc.
• Hỗ trợ phòng vận hành trong việc thực hiện công việc, đảm bảo mọi hoạt động trơn tru và đạt được hiệu suất tối ưu.
• Tiếp nhận, xem tài liệu từ các phòng ban, bộ phận rồi trình lên giám đốc phê duyệt.
• Tiếp nhận thông tin từ giám đốc rồi truyền đạt rõ ràng, chính xác với các phòng ban liên quan, tiếp nhận thông tin phản hồi với cấp trên.
• Ghi chú lại các thông tin cuộc họp, biên bản làm việc, tổng hợp nội dung.
• Tham gia hỗ trợ phòng hành chính nhân sự trong việc thực hiện các yêu cầu khác của giám đốc.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của giám đốc.

Mô tả việc làm trợ lý giám đốc tên thương hiệu

• Sắp xếp lịch trình phù hợp để đảm bảo giám đốc tham gia đầy đủ các cuộc họp, sự kiện, hoạt động quảng bá thương hiệu…
• Hỗ trợ giám đốc lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch và triển khai các hoạt động Marketing cho công ty.
• Tiến hành nghiên cứu thị trường, đối thủ và các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp mình.
• Tiến hành phân tích các dữ liệu bán hàng, đối thủ cạnh tranh, các thông tin quan trọng khác.
• Phối hợp với các phòng ban khác để triển khai hoạt động Marketing cho các nhà phân phối, điểm bán.
• Cập nhật và giám sát các hoạt động kinh doanh của công ty để đưa ra các đề xuất cải tiến và phát triển cho các sản phẩm và dịch vụ của công ty.
• Theo dõi, đo lường và đánh giá kết quả triển khai của các bộ phận, phòng ban, đưa ra những giải pháp để giải quyết kịp thời vấn đề.
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của giám đốc.

Tố chất, kiến thức và kỹ năng cần có của một trợ lý giám đốc

Khả năng thích nghi

Tính chất việc làm của trợ lý giám đốc là đa nhiệm, tức là cái gì cũng phải ghi nhận, cũng phải hiểu và có tầm nhìn bao quát để tương hỗ tốt cho giám đốc của mình. Trợ lý phải liên tục cùng với giám đốc của mình đương đầu với những yếu tố rủi ro đáng tiếc, trường hợp khẩn cấp .
Đặc biệt, trong một số ít trường hợp, việc làm của trợ lý giám đốc còn vượt ra ngoài giờ hành chính, hoàn toàn có thể làm đến 9 – 10 giờ tối, tùy vào đặc thù việc làm của cấp trên .
Chính thế cho nên, vị trí này yên cầu một người có năng lực thích nghi, linh động với mọi trường hợp nhằm mục đích đưa ra những giải pháp xử lý kịp thời. Nếu năng lực thích nghi kém, dễ bỏ cuộc trước những thử thách, áp lực đè nén từ việc làm và cấp trên của mình, việc làm này khó hoàn toàn có thể gắn bó lâu bền hơn .
Để trở thành một trợ lý giám đốc chuyên nghiệp, trước hết cần rèn luyện tâm ý vững vàng, gan lì trước những đổi khác, thử thách, đồng thời trau dồi, học hỏi, update kỹ năng và kiến thức, kiến thức và kỹ năng liên tục để không bị tụt lại phía sau .

Tổ chức

Kỹ năng tổ chức triển khai tốt sẽ tương hỗ rất nhiều trong việc thực thi việc làm của giám đốc, đây cũng là một tiêu chuẩn để nhìn nhận trợ lý đó có thao tác hiệu suất cao hay không .
Tổ chức có nghĩa là thực thi sắp xếp văn phòng thao tác của giám đốc ngăn nắp, ngăn nắp, tài liệu được cất một cách gọn gàng, ngăn nắp, dễ tìm kiếm. Để làm được việc này, người trợ lý phải có cái nhìn bao quát, thẩm mỹ và nghệ thuật, có óc tư duy để nhìn nhận xem đâu là tài liệu quan trọng cần phê duyệt sớm, cất tài liệu ở đâu vừa bảo vệ ngăn nắp vừa dễ tìm nếu có việc cần đến …
Bên cạnh đó, trợ lý cũng cần phải biết sắp xếp thời hạn cho những việc làm theo thứ tự ưu tiên, bảo vệ việc làm được triển khai xong đúng tiến trình, hiệu suất cao, tránh thiếu sót hoặc trùng lặp .

Làm việc độc lập

Một trợ lý có kỹ năng và kiến thức thao tác độc lập, dữ thế chủ động, có ý thức tự giác cao và thực thi việc làm với nghĩa vụ và trách nhiệm sẽ nhận được sự tin tưởng rất lớn từ cấp trên. Trợ lý đôi lúc phải thay mặt đại diện giám đốc thực thi những việc làm với trách nhiệm lớn như tiếp xúc, đàm phán với người mua, việc này yên cầu họ cần phải có năng lực đo lường và thống kê, nghiên cứu và phân tích tốt .

Chủ động

Kỹ năng dữ thế chủ động là rất thiết yếu so với một trợ lý giám đốc, bởi ngoài việc làm sẽ có những chi tiết cụ thể nhỏ cần những người trợ lý tinh xảo nhận ra để dữ thế chủ động xử lý, thay vì giám đốc phải nhắc nhở từng chút một. Một người luôn đồng cảm phong thái thao tác, tính cách và cả những mong ước của giám đốc sẽ khiến họ hài lòng và trọng dụng người trợ lý đó hơn .

Tham mưu

Một người trợ lý giám đốc cần có kiến thức và kỹ năng tham mưu để tương hỗ giám đốc trong việc ra quyết định hành động và đưa ra những kế hoạch tăng trưởng hài hòa và hợp lý. Kỹ năng này giúp trợ lý có được những nghiên cứu và phân tích và yêu cầu giúp giám đốc đưa ra quyết định hành động đúng đắn .
Do đó, vị trí này yên cầu trợ lý giám đốc cần có năng lực đọc hiểu, nghiên cứu và phân tích thông tin và đưa ra nhìn nhận đúng mực về tình hình kinh doanh thương mại, tình hình thị trường và những yếu tố tác động ảnh hưởng đến hoạt động giải trí của công ty. Ngoài ra, kỹ năng và kiến thức tham mưu còn giúp trợ lý giám đốc phối hợp và tiếp xúc tốt với những bộ phận khác trong công ty nhằm mục đích đạt được tiềm năng chung của tổ chức triển khai .

Kỹ năng công nghệ tiên tiến

Để trở thành một trợ lý, kỹ năng thu thập, phân tích và xử lý số liệu là không thể thiếu. Do đó, kỹ năng sử dụng máy tính và chủ động tìm hiểu các phần mềm công nghệ mới có thể hỗ trợ rất nhiều trong công việc của cả trợ lý và giám đốc. Đặc biệt là ngày nay, với sự bùng nổ mạnh mẽ của công nghệ, hầu hết tất cả mọi hoạt động được tối ưu bằng công nghệ sẽ giúp tiết kiệm thời gian và giải quyết gọn gàng hơn nhiều.

Xem thêm: Những điều cần biết trước khi bạn nặn mụn

Do đó, trợ lý nên cố gắng nỗ lực nâng cao kiến thức và kỹ năng sử dụng máy tính, kỹ thuật để tương hỗ giám đốc thực thi việc làm nhanh gọn hơn. Đồng thời hoàn toàn có thể đề xuất kiến nghị với giám đốc sử dụng những công nghệ tiên tiến mới tiên tiến và phát triển và tối ưu hơn cho những hoạt động giải trí trong công ty .

Khả năng ra quyết định hành động độc lập

Phải có nguyên do thì ngoài thư ký, giám đốc còn cần thêm một trợ lý, phòng trường hợp khi giám đốc đi công tác làm việc xa, không xuất hiện tại công ty thì trợ lý giám đốc phải có nghĩa vụ và trách nhiệm quán xuyến mọi thứ .
Chính thế cho nên, một người trợ lý cũng cần thêm kiến thức và kỹ năng nhìn nhận và ra những quyết định hành động độc lập để khi gặp phải những trường hợp cần xử lý gấp, họ hoàn toàn có thể linh động phản ứng hiệu suất cao. Để làm được điều này, trợ lý nên quan sát, học hỏi từ chính cấp trên của mình .
Tất cả những gì mà trợ lý được quan sát, rồi tự đặt mình vào giám đốc để vấn đáp cho câu hỏi “ Phải làm gì với trường hợp này ” sẽ rất có ích cho những khi phải chèo lái con thuyền một mình. Đây cũng là kiến thức và kỹ năng để hình thành tư duy và có tầm nhìn của một người làm giám đốc trong tương lai .

Làm trợ lý giám đốc học ngành gì ?

Trên trong thực tiễn tại những trường Cao đẳng, Đại học lúc bấy giờ tại Nước Ta, hiện vẫn chưa có chương trình nào giảng dạy chính quy về ngành nghề Trợ lý giám đốc. Tuy nhiên, đặc thù nghề trợ lý giám đốc là một vị trí yên cầu sự hiểu biết sâu rộng và có trình độ ở nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí của công ty .
Chính thế cho nên, nếu muốn theo đuổi nghề trợ lý giám đốc, hãy mở màn từ việc học tập tại những trường Cao đẳng, Đại học. Học những chuyên ngành tương quan đến kinh doanh thương mại như quản trị kinh doanh thương mại, quản trị nhân sự, ngôn từ, kinh tế tài chính, kế toán … được xem là tương thích với nghề trợ lý giám đốc .

>> Tham khảo thêm các khóa học bổ trợ:

Phân biệt trợ lý giám đốc và thư ký

So sánh	Trợ lý Giám đốc	Thư ký Giám đốc
Khái niệm	Đảm bảo việc làm của giám đốc diễn ra suôn sẻ, hiệu suất cao, tiết kiệm ngân sách và chi phí thời hạn .	Thực hiện những việc làm hành chính, sổ sách sách vở .
Quyền hạn	Trực tiếp tham gia quản lý và vận hành và quản trị tổ chức triển khai dưới sự được cho phép của giám đốc . Có quyền đưa ra những quyết định hành động, nhìn nhận độc lập .	Chỉ phụ trách mảng hành chính của lãnh đạo. Không có quyền đưa ra các quyết định độc lập
Vai trò	Tư vấn, tham mưu, hỗ trợ việc ra quyết định của giám đốc. Trợ lý hoàn toàn có thể thay giám đốc quyết định mọi việc khi giám đốc không có ở công ty. Chỉ tháp tùng cùng cấp trên trong một số tác vụ cần thiết.	Chưa thể tham mưu hay hỗ trợ ra quyết định của giám đốc. Luôn tháp tùng cùng giám đốc trong hầu hết các sự kiện.
Chức vụ	Chức vụ cao hơn, trách nhiệm lớn hơn .	Chức vụ thấp hơn trợ lý giám đốc. Xem thêm: Sửa điện lạnh tại Hải Dương ở đâu tốt nhất hiện nay?

Trợ lý giám đốc hoàn toàn có thể thực thi được những việc làm của một thư ký, nhưng ngược lại thư ký lại không hề đảm đương vai trò của một trợ lý. Tuy nhiên, mỗi vị trí đều đóng vai trò và nghĩa vụ và trách nhiệm quan trọng khác nhau, tùy vào quy mô tổ chức triển khai và nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí của doanh nghiệp đó .

Một trợ lý giám đốc xuất sắc là người hoàn toàn có thể đồng cam cộng khổ cùng cấp trên trong chặng đường dài tăng trưởng công ty, là người hoàn toàn có thể “ vào sinh ra tử ” cùng cấp trên tại thương trường, hoặc sát cánh cùng họ trong những kế hoạch kinh doanh thương mại .

Source: https://suadieuhoa.edu.vn
Category : Hỏi Đáp