Hướng dẫn lập bảng tiến độ công việc bằng Excel X2 hiệu quả quản lý
Theo dõi quy trình và tiến độ làm việc của nhân viên là việc mà bất cứ nhà quản trị nào cũng chú trọng trong mỗi dự án. Chính vì thế, việc lập bảng tiến độ công việc đóng vai trò quan trọng, là công tác mà doanh nghiệp nào cũng cân nhắc kỹ và làm với mục đích nâng cao hiệu quả quản lý công việc. Trong bài viết này, 1Office sẽ chia sẻ đến bạn cách lập bảng tiến độ công việc bằng Excel cực đơn giản, chi tiết và dễ dàng ứng dụng.
Những Nội Dung Chính Bài Viết
I. Tại sao doanh nghiệp cần lập bảng theo dõi tiến độ bằng Excel ?
Mục đích của việc lập bảng tiến độ việc làm chính là ngày càng tăng hiệu suất cao quản trị, chớp lấy đơn cử được tình hình. Và Excel trước nay vẫn là một công cụ hữu dụng, luôn được những doanh nghiệp lựa chọn trong việc làm xử lý số liệu, giám sát, …
Chính vì thế, việc theo dõi tiến độ bằng Excel tương hỗ nhà quản trị rất nhiều khi hoàn toàn có thể tàng trữ thông tin, theo sát những quá trình việc làm, giúp nhân viên cấp dưới triển khai đúng theo kế hoạch mà doanh nghiệp đề ra trước đó. Cụ thể, việc lập bảng tiến độ việc làm bằng Excel mang đến những quyền lợi sau cho doanh nghiệp :
- Giúp theo dõi và quản lý tiến độ công việc một cách dễ dàng
Khi thiết lập bảng theo dõi tiến độ sản xuất bằng Excel, các nhà quản lý có thể dễ dàng căn cứ vào đó để đánh giá, giám sát mọi hoạt động vận hành.
Bên cạnh đó, nhà quản trị cũng sẽ trải qua quy trình thao tác trên Excel để nhận diện và đưa ra những kiểm soát và điều chỉnh thiết yếu khi xảy ra sai sót .
- Đơn giản hóa quá trình phân chia, hệ thống công việc
Theo dõi tiến độ sản xuất qua Excel giúp doanh nghiệp phân loại, thống kê những đầu việc một cách hiệu suất cao hơn. Các chỉ số tương quan đến việc làm cũng được tàng trữ để theo dõi .
Tuy những số liệu này vẫn cần nhờ vào sức người để triển khai kiểm tra, nhập liệu, nhưng nhìn chung đã trở nên thuận tiện hơn rất nhiều so với trước kia khi phải làm thủ công bằng tay trên giấy .
- Giao diện Excel thân thiện, đơn giản và dễ sử dụng
Bản chất Excel là một bảng tính được tạo nên bởi tổng hợp những hàng và cột được cho phép người dùng nhập, xuất dữ liệu cũng như đo lường và thống kê nhanh, đúng mực trải qua những thuật toán của mình .
Giao diện của ứng dụng này được nhìn nhận là đơn thuần, thân thiện, dễ sử dụng với những doanh nghiệp lúc bấy giờ. Nhờ vào đó, việc lập kế hoạch và theo dõi tiến độ sản xuất cũng trở nên đơn thuần, chuyên nghiệp hơn .II. Những nội dung cần có khi lập tiến độ việc làm bằng Excel
Tùy theo đặc thù, đặc thù và nhu yếu của từng việc làm hoặc dự án Bất Động Sản mà bạn chọn những nội dung thiết yếu cho bảng theo dõi tiến độ việc làm của mình. Tuy nhiên vẫn có những nội dung quy chuẩn bạn cần có để lập bảng tiến độ việc làm bằng Excel .
Cụ thể, trong bảng tiến độ việc làm cần những thông tin chính như :
- Mảng hoạt động: Hành chính nhân sự, Kinh doanh, Marketing,…
- Các đầu việc cần làm tương ứng với từng phòng ban
- Xếp loại các đầu việc theo các cấp từ bình thường đến quan trọng
- Thời hạn cho các đầu việc
Trạng thái việc làm thực thi Như vậy, dựa trên những nội dung chính này, việc tiếp theo cần làm là tìm cách sắp xếp thông tin trên trang tính một cách khoa học, dễ nhìn, hạn chế tối đa những sai sót hoàn toàn có thể gặp phải trong quy trình nhập liệu .
Tham khảo ngay: Mẹo quản lý công việc bằng Google Sheet hiệu quả nhất cho doanh nghiệp III. Cách lập bảng tiến độ việc làm bằng Excel đơn thuần, dễ vận dụng
Sau khi đã xác lập được những nội dung cần có trong bảng theo dõi tiến độ việc làm, doanh nghiệp hoàn toàn có thể thực thi những bước lập bảng tiến độ việc làm bằng Excel theo những bước sau :
Bước 1 : Ghi tiêu đề và những thông tin thiết yếu
Ghi tiêu để bảng BẢNG THEO DÕI TIẾN ĐỘ CÔNG VIỆC PHÒNG… Ghi chú các lưu ý Để tiện cho việc ghi chép và theo dõi trên cột, doanh nghiệp nên ghi chú ý nghĩa của các chữ cái xếp loại A,B,C,D ở trên cùng Điền tên cột Mỗi cột tương ứng với 1 nội dung chính của bảng theo dõi Điều chỉnh Căn lề và chỉnh độ rộng cột hợp lý Tạo bảng đổ màu để tiện theo dõi Chọn toàn bộ bảng => Design => Table Styles => Banded Rows (đổ màu chẵn lẻ cho các dòng)
Bước 2 : Định dạng những nội dung cho bảng
- Sử dụng Data Validation để tạo Dropdown List
Dropdown list là tính năng giúp bạn không phải gõ tay bằng tay thủ công từng dòng thông tin, nhất là so với những phần nội dung mang đặc thù lặp lại nhiều lần như : Mảng hoạt động giải trí, Mức độ, Xếp loại … .. ,
- Tự động đánh dấu đỏ khi sát deadline
Vô số đầu việc với rất nhiều deadline khác nhau sẽ khiến bạn hoàn toàn có thể bỏ sót, không kịp chú ý đến một deadline nào đó. Bên cạnh đó, việc không có nhắc nhở ngày sắp tới deadline khiến bạn bị dồn việc, thao tác một cách qua loa cho kịp, từ đó, hiệu suất cao việc làm sẽ bị giảm sút .
Để khắc phục thực trạng này, bạn hoàn toàn có thể đặt tự động hóa lưu lại đỏ cho việc làm sắp tới deadline trong khi lập bảng tiến độ việc làm bằng Excel .
Ví dụ :
Nếu bạn muốn ghi lại đỏ cho việc làm cách deadline 5 ngày :
- Chọn ô chứa thời hạn hoàn thành công việc, đổi định dạng thành định dạng ngày tháng.
- Vào thẻ Home => Conditional Formatting => New Rules
- Trong hộp thoại Select a Rule Type, chọn Format only cells that contain
- Ở hộp thoại Format Only Cells with, thiết lập các lựa chọn như sau: Cell Value (định dạng cho giá trị của ô) và Less than (nhỏ hơn)
- =TODAY()+5: Hàm Today để lấy giá trị ngày hôm nay, sau đó cộng với 5 ngày. Điều này có nghĩa là, khi giá trị ngày trong ô cách ngày hiện tại nhỏ ít hơn 5 ngày, ô sẽ tự động đánh dấu đỏ
- Chọn Format để thay đổi định dạng cho ô được đánh dấu.
- Đổi màu chữ thành màu trắng tại mục Font + đổi màu ô thành màu đỏ ở Fill.
- Chọn OK => OK để thiết lập
Bước 3 : Đóng băng vùng tiêu đề của bảng theo dõi
Để thuận tiện cho việc theo dõi, ta sẽ đóng băng phần tiêu đề. Cách làm như sau:
- Chọn dòng ngay dưới dòng tiêu đề
- Vào thẻ View, chọn Freeze Panes => Freeze Panes.
Với những bước làm trên, bạn đã hoàn toàn có thể lập ra một bảng quản trị và theo dõi tiến độ côngIV. Hướng dẫn lập bảng tiến độ việc làm bằng Excel
Doanh nghiệp không phải tự nhiên hoàn toàn có thể lập bảng tiến độ việc làm bằng Excel với những thông tin như ví dụ trên. Trước khi có được những thông tin quản trị tiến độ việc làm, nhà quản trị cần có những bước chuẩn bị sẵn sàng làm nền tảng cho những thông tin sẽ kiến thiết xây dựng trong bảng tiến độ việc làm trên Excel .
Bước 1 – Nắm rõ đầu việc lớn cần làm
Việc tiên phong khi lập bảng theo dõi tiến độ thi công là bạn phải xác lập trách nhiệm bạn cần làm. Nói cách khác là bạn cần nắm rõ đích đến của mình là gì .
Sau đó, bạn hãy phân loại những việc làm, trách nhiệm một cách đơn cử và rõ ràng theo từng mốc thời hạn. Nội dung bảng theo dõi cần được kiến thiết xây dựng với khung tiến độ hài hòa và hợp lý và sát với nhu yếu dự án Bất Động Sản .Bước 2 – Chú ý sắp xếp thứ tự đầu việc tương thích
Bạn cần làm rõ mối quan hệ giữa những trách nhiệm với nhau rồi từ đó phân loại thời hạn triển khai cho từng đầu việc. Nhờ vậy, bạn sẽ thuận tiện nắm rõ những việc làm hoàn toàn có thể triển khai song song hay kết thúc cùng nhau và tập trung chuyên sâu nguồn lực vào quy trình tiến độ quan trọng .
Bước 3 – Hoạch định tài nguyên doanh nghiệp để thực thi việc làm
Tài nguyên của một dự án Bất Động Sản, khu công trình sẽ gồm có những yếu tố cơ bản như nguồn nhân công, ngân sách tối đa, ngân sách cố định và thắt chặt, thời hạn, máy móc, thiết bị, …
Các tài nguyên trên cần được liệt kê ra và sẵn sàng chuẩn bị từ trước khi lập bảng tiến độ. Ngoài ra, bạn cũng phải nắm rõ dự án Bất Động Sản cần bao nhiêu tài nguyên và số lượng tối đa hoàn toàn có thể cung ứng, ship hàng cho từng việc làm đơn cử .
Bước 4 – Lên thời hạn thực thi đầu việc với quy mô PERT
Khi bạn đã sắp xếp và phân loại việc làm thì hãy xác lập thời hạn tiến hành để bảo vệ dự án Bất Động Sản chạy đúng dự kiến. Để sắp xếp thời hạn cho những đầu việc hài hòa và hợp lý nhất, bạn nên tìm hiểu thêm quy mô PERT để nghiên cứu và phân tích .
Sơ đồ PERT ( hay còn được biết đến với cái tên PERT Network ) là một loại công cụ được dùng trong thiết kế xây dựng và quản trị những kế hoạch / dự án Bất Động Sản .
Biểu đồ PERT sẽ gồm có những chấm tròn / vuông với nhiều màu khác nhau, để bộc lộ những tiềm năng chính trong một dự án Bất Động Sản. Mỗi chấm tròn được pháp luật là một bước. Tương ứng với mỗi bước sẽ là thời hạn thực thi .
Và công thức lên thời hạn với PERT là ( Thời gian bi quan + 4 x Thời gian khả thi + Thời gian khả quan ) / 6. Dựa theo công thức này, doanh nghiệp sẽ hoạch định được thời hạn triển khai việc làm hiệu suất cao .Quản lý tiến độ công việc chuyên nghiệp cho doanh nghiệp và đội nhóm với:
>> Phần mềm quản lý tiến độ công việc 1Office – Giải pháp phân công và đánh giá công việc tốt nhất
Bước 5 – Lập bảng tiến độ việc làm với Excel
Sau khi đã hoàn thành xong những bước sắp xếp và xác lập những yếu tố cần có của một dự án Bất Động Sản thì bạn hãy sắp xếp tổng thể thành một bảng kế hoạch thi công hoàn hảo .
Lúc này hãy triển khai lập một bảng tiến độ việc làm bằng Excel như những hướng dẫn trên .Như vậy qua bài viết trên, chúng tôi đã chia sẻ đến bạn cách lập bảng tiến độ công việc bằng Excel cũng như các bước cần thiết để có thể lập được bảng theo dõi tiến độ hiệu quả cho doanh nghiệp.
Tuy nhiên thời nay, với sự tăng trưởng của công nghệ tiên tiến với sự thông dụng của khuynh hướng số hóa chuẩn 4.0, những doanh nghiệp thường tìm đến những giải pháp ứng dụng để tối ưu hóa hoạt động giải trí theo dõi và quản trị tiến độ việc làm. Và phân hệ tính năng quản trị Công việc 1O ffice chính là lựa chọn ưu tiên của hơn 5000 doanh nghiệp trong thời hạn qua .
Với những tính năng điển hình nổi bật như tương hỗ lên kế hoạch, theo dõi sát sao tiến độ việc làm, nhắc nhở tự động hóa khi đến deadline hay nhìn nhận hiệu quả dự án Bất Động Sản, 1O ffice đã sát cánh cùng hơn 450.000 người mua, xử lý bài toán tối ưu quản trị tiến độ việc làm một cách hiệu suất cao nhất .
Mọi thông tin chi tiết cụ thể vui mừng liên hệ :
- Hotline: 083 483 8888
- Fanpage: https://www.facebook.com/1officevn/
- Youtube: https://www.youtube.com/channel/UCeTIRNqxaTwk0_kcTw6SxmA
Source: https://suadieuhoa.edu.vn
Category : Lắp điều hòa
