7 kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công và hiệu quả cho doanh nghiệp
Cùng Bizfly tìm hiểu về kinh nghiệm tổ chức sự kiện cũng như những kỹ năng giúp tổ chức thành công thông qua bài biết dưới đây.
Những Nội Dung Chính Bài Viết
Tổ chức sự kiện thành công cần có những yếu tố nào?
Sau đây là những yếu tố quan trọng nhất khi tiến hành tổ chức một sự kiện mà mọi người cần quan tâm để việc tiến hành đạt hiệu quả tốt nhất :
Chủ đề sự kiện – Thu hút người tham gia với ý tưởng mới lạ
Theo kinh nghiệm tổ chức sự kiện lớn nhỏ khác nhau, điều đầu tiên doanh nghiệp cần xác định rõ đó là chủ đề sự kiện. Tùy vào mục đích tổ chức hay đối tượng tham gia mà đơn vị tổ chức sẽ phải phân định loại hình cũng như chủ đề chính của sự kiện đó. Sự sáng tạo, độc đáo sẽ được thể hiện thông qua hình ảnh, tên gọi, logo hay slogan của sự kiện.
Đây được coi là những yếu tố cốt lõi tạo nên điểm nhấn nhằm mục đích lôi cuốn người tham gia. Dựa và những yếu tố cốt lõi, đơn vị chức năng tổ chức sẽ có cơ sở để kiến thiết xây dựng một khung ngữ cảnh và những hoạt động giải trí đi kèm xuyên suốt chương trình .
Kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ những chuyên viên là phải lựa chọn chủ đề mê hoặc
Điểm nhấn trong kịch bản tổ chức sự kiện (keymoment)
Key Moment hay còn gọi là khoảnh khắc chính, khoảnh khắc ấn tượng. Key Moment là điều mà đơn vị chức năng tổ chức cần chú trọng ngay từ khi kiến thiết xây dựng ngữ cảnh vì đây chính là linh hồn của sự kiện, là khoảnh khắc được người mua hay người theo dõi nhớ nhất mỗi khi nhắc đến. Để tạo được một chương trình thành công xuất sắc, điểm nhấn trong ngữ cảnh tổ chức không phải là yếu tố quan trọng nhất nhưng nó là yếu tố tạo nên một chương trình rực rỡ nhất .
Một chương trình không có điểm nhấn sẽ nhạt nhòa và nhàm chán, tác động ảnh hưởng tới thưởng thức của người tham gia. Ngược lại, khi có quá nhiều keymoment sẽ khiến chương trình bị rối, những keymoment bị dung hòa và không bộc lộ được chủ đề chính cũng như tiềm năng của sự kiện. Vì thế, từ những kinh nghiệm tổ chức sự kiện những đơn vị chức năng cần lựa chọn và sắp xếp điểm nhấn tương thích .
Xem thêm bài viết ” Hướng dẫn cách viết ngữ cảnh tổ chức sự kiện hay, độc lạ và mê hoặc ” để chớp lấy ngay một số ít cách kiến thiết xây dựng ngữ cảnh tổ chức sự kiện ấn tượng, đặc biệt quan trọng hơn .Màu sắc chủ đạo, thiết kế không gian gây ấn tượng
Để tạo nên một khoảng trống ấn tượng, mọi người cần lựa chọn sắc tố và hình ảnh chủ yếu hài hòa và hợp lý bộc lộ được chủ đề của sự kiện. Màu sắc cần có màu chủ yếu và những sắc tố phụ, chú ý quan tâm khi chọn màu chính, phụ là những tông màu cần được phối hợp hòa giải không bị trái chiều, sắc tố phụ chỉ là yếu tố để làm điển hình nổi bật tông màu chủ yếu của sự kiện .
Không nên lạm dụng quá nhiều sắc tố sẽ khiến khoảng trống trở nên rối, màu chủ yếu sẽ được sử dụng để phong cách thiết kế logo, hình ảnh hay và được sử dụng để lựa chọn những đồ vật trang trí. Doanh nghiệp hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm cách chọn sắc tố trải qua kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ những người đi trước hoặc tìm hiểu thêm những bảng phối màu để lựa chọn được những tông màu tương thích cho việc phong cách thiết kế khoảng trống sự kiện .Thông điệp được truyền tải qua kịch bản với nội dung hấp dẫn
Ngoài những điểm nhấn thì theo như kinh nghiệm tổ chức sự kiện được đưa từ những đơn vị chức năng tổ chức nhiều năm trong ngành đều nhận định và đánh giá rằng một sự kiện thành công xuất sắc là sự kiện có bố cục tổng quan chương trình hài hòa và hợp lý, rất đầy đủ những nội dung chính – phụ tiềm ẩn thông điệp được bộc lộ trải qua ngữ cảnh chương trình. Kịch bản chi tiết cụ thể sẽ gồm có :
Thông điệp được truyền tải qua ngữ cảnh với nội dung mê hoặc
- Kịch bản tổng quát: thể hiện thời gian, địa điểm và các hoạt động chính sẽ được diễn ra, với mỗi hoạt động sẽ có timeline chi tiết cho từng nội dung cụ thể.
- Kịch bản MC: là yếu tố vô cùng quan trọng vì nó truyền tải thông điệp của cả chương trình, kịch bản MC sẽ cần được trau chuốt câu từ một cách cẩn thận, nội dung của kịch bản phải thể hiện tinh thần và cái hồn của sự kiện. Nội dung sáng tạo và hấp dẫn sẽ tạo sự thu hút và ấn tượng cho khán giả nói riêng và cà sự kiện nói chung.
- Kịch bản âm thanh, ánh sáng: Tưởng chừng như không quan trọng, nhưng hiệu ứng sân khấu, âm thanh, hình ảnh sẽ là yếu tố trực tiếp đánh vào giác quan và cảm xúc của người xem. Vì thế, kịch bản cho đội ngũ kỹ thuật âm thanh, hình ảnh cần được phối hợp nhịp nhàng với các hoạt động diễn ra trong sự kiện.
Bên cạnh những yếu tố nêu trên thì khi tổ chức sự kiện mọi người cũng cần quan tâm đến 1 số ít những việc làm như thành phần tham gia, khu vực, thời tiết, đội ngũ tiến hành hay kế hoạch tiếp thị quảng cáo … Chi tiết về những việc làm này mọi người hoàn toàn có thể tìm hiểu thêm thêm tại đây : Tổ chức sự kiện cần những gì ? 11 việc làm cần làm khi tổ chức sự kiện
Kỹ năng và kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công, hiệu quả
Để tổ chức sự kiện thành công xuất sắc mọi người cần trau dồi thêm kinh nghiệm và 1 số ít kỹ năng và kiến thức như sau :
Danh sách các hạng mục có trong sự kiện
Điều quan trọng được nhiều đơn vị làm sự kiện chia sẻ là việc lên danh sách cho các hạng mục trong sự kiện. Các hạng mục này có thể là giấy phép tổ chức của cơ quan chức năng, địa điểm tổ chức, bố cục trang trí, thực đơn (đối với những chương trình tiệc, party,…), đội ngũ nhân sự, kỹ thuật, quà tặng, kế hoạch truyền thông…
Xác định chính xác mục tiêu sự kiện
Mục tiêu của sự kiện giúp đơn vị chức năng tổ chức đi sát với mục tiêu đề ra, tiềm năng đó sẽ được xác lập dựa trên đối tượng người dùng tham gia và mục tiêu đơn vị chức năng tổ chức đang hướng đến. Chia sẻ về kinh nghiệm tổ chức sự kiện từ một đơn vị chức năng chuyên tổ chức những chương trình mở bán thì việc xác lập tiềm năng sẽ dựa trên đối tượng người tiêu dùng và những tầng lớp người mua tham gia, cũng như mục tiêu sự kiện là tìm kiếm người mua tiềm năng hay mục tiêu lan rộng ra thị trường .
Khi xác lập được đúng chuẩn tiềm năng sẽ giúp tạo tiền đề cho việc kiến thiết xây dựng chủ đề và concept cho chương trình .
Xác định đúng chuẩn tiềm năng là kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công xuất sắc
Thời gian, địa điểm rõ ràng
Sau khi đã xác lập được tiềm năng, chủ đề sự kiện điều tiếp theo cần thực thi đó là xác lập được khu vực cũng như thời hạn tổ chức tương thích. Khi có khu vực và thời hạn việc lên kế hoạch tổ chức cũng như trang trí sẽ được thực thi thuận tiện hơn. Địa điểm sẽ được lựa chọn dựa trên quy mô tổ chức, số lượng người tham gia, đối tượng người tiêu dùng tham gia .
Ví dụ một sự kiện chào bán loại sản phẩm về công nghệ tiên tiến cho những đối tượng người tiêu dùng là chủ doanh nghiệp thì khu vực lựa chọn sẽ là những khách sạn hay TT hội nghị sang chảnh với không thiếu những trang thiết bị văn minh và tiện lợi, … và thời hạn hoàn toàn có thể là một ngày cuối tuần hoặc khung giờ mà khách mời hoàn toàn có thể tham gia vừa đủ nhất .Luôn có kế hoạch dự trù
Một trong số những kinh nghiệm tổ chức sự kiện ít được san sẻ ra nhưng nó sẽ là chiếc “ phao ” cứu cánh cho những trường hợp hoàn toàn có thể xảy ra đó là doanh nghiệp cần có kế hoạch dự trù cho sự kiện. đơn vị chức năng tổ chức cần phải dự trù những trường hợp, trường hợp giật mình hoàn toàn có thể xảy ra ví dụ như những yếu tố thời tiết, những chương trình của khách mời, hay những lỗi trục trặc kỹ thuật .
Việc thiết kế xây dựng một kế hoạch dự trù sẽ giúp cho đơn vị chức năng tổ chức luôn trong thế dữ thế chủ động để kịp thời điều tiết chương trình và giải quyết và xử lý sự cố một cách nhanh gọn .Kế hoạch truyền thông cho sự kiện
Không phải sự kiện nào cũng được chú trọng về mặt truyền thông online, nhiều đơn vị chức năng chỉ chú trọng vào nội dung và những yếu tố chính diễn ra trong sự kiện mà quên đi việc cần phải lên kế hoạch truyền thông online. Theo những kinh nghiệm tổ chức sự kiện thì việc lên kế hoạch tiếp thị quảng cáo cần được làm song song với quy trình lên sáng tạo độc đáo, nội dung, ngữ cảnh .
Kế hoạch tiếp thị quảng cáo cho sự kiện
Công tác tiếp thị quảng cáo cần được tiến hành trước khi chương trình chính được diễn ra để đưa hình ảnh, thông tin và thông điệp trải qua những phương tiện đi lại truyền thông online đại chúng nhằm mục đích mục tiêu ra mắt, tiếp thị cho phần đông mọi người biết đến. Làm truyền thông online tốt, sự kiện đó sẽ trở nên mê hoặc và đem lại hiệu quả như mong đợi .Xác định ngân sách giới hạn cho sự kiện
Một trong các kinh nghiệm tổ chức sự kiện thành công là cần biết cách lên danh sách dự trù kinh phí tất cả các hạng mục cần thiết. Điều này sẽ giúp tối ưu hóa được ngân sách, không bị vượt quá hạn mức chi phí cho phép, để làm được điều này, đơn vị tổ chức nên đi tham khảo các báo giá cho từng hạng mục tham khảo càng nhiều và càng chi tiết càng tốt.
Xem ngay những khoản ngân sách tổ chức sự kiện thông dụng mà mọi người cần biết : https://suadieuhoa.edu.vn/techblog/chi-phi-to-chuc-su-kien.html
Chú ý vào chi tiết nhỏ trong quá trình thực hiện
Những cụ thể nhỏ ở đây hoàn toàn có thể là thư mời, thư cảm ơn, những món quà cho khách tham gia, list khách mời tham gia hoặc đơn thuần là những phụ kiện, phụ đạo hỗ trợ cho sự kiện, công tác làm việc sau khi kết thúc. Từ những kinh nghiệm được rút ra việc chú ý quan tâm vào những cụ thể nhỏ sẽ giúp chương trình hay sự kiện trở nên chuyên nghiệp hơn, người mua sẽ có những ấn tượng tốt đẹp về chương trình cũng như đơn vị chức năng tổ chức .
Trên đây là những kinh nghiệm tổ chức sự kiện mà có lẽ rằng sẽ thiết yếu cho bất kể ai muốn tạo nên một sự kiện thành công xuất sắc và ấn tượng. Ngoài việc có những kỹ năng và kiến thức trình độ thiết yếu, cần địa thế căn cứ vào những yếu tố như bảo mật an ninh công tác làm việc phục vụ hầu cần cũng như những yếu tố khác. Hy vọng với nguồn thông tin này sẽ là những kiến thức và kỹ năng hữu dụng để tạo nên một sự kiện thành công xuất sắc .
Source: https://suadieuhoa.edu.vn
Category : Chuyện Vặt
