Dân Văn Phòng Nhất định Cần Biết 26 Thủ Thuật Excel Này (P1)
Excel là một công cụ với sức mạnh tuyệt vời và hàng nghìn chức năng mà có thể bạn chưa khai phá hết, nếu biết sử dụng đúng cách, bạn có thể hoàn thành công việc vốn phải làm trong nhiều giờ chỉ trong nháy mắt. Trong phần 1 của series bài viết Tổng hợp 24 thủ thuật Excel dân văn phòng nhất định phải biết này, Tinhocmos sẽ giới thiệu bạn 6 thủ thuật Excel đầu tiên để bạn làm việc với Excel hiệu quả hơn.
Tổng hợp thủ thuật Excel rất hoàn toàn có thể bạn chưa biết ( phần 1 )
Format Painter để dán nhanh định dạng trong ô
Bạn biến hóa viền, font chữ, sắc tố … của 1 ô và muốn vận dụng định dạng này cho một hay nhiều ô khác ? Bạn sẽ lần lượt làm lại những bước : biến hóa viền ô, rồi biến hóa font chữ, rồi đổi khác sắc tố của ô ? Excel cung ứng cho bạn công cụ đơn thuần hơn nhiều :
Chỉ cần ô có định dạng mà bạn muốn sao chép -> nhấp vào biểu tượng cọ vẽ Format Painter ở thẻ Home -> nhấp vào ô bạn muốn thay đổi định dạng để dán định dạng mới. Thủ thuật Excel này sẽ giúp ô mới có định dạng giống hệt nhưng không làm thay đổi nội dung.
Vậy nếu muốn sao chép và dán định dạng đó cho nhiều ô khác nhau? Hãy nhấn đúp vào biểu tượng Format Painter rồi bấm vào các ô bạn muốn dán định dạng.
> Xem thêm: Cách chuyển chữ thường sang chữ in hoa trong Excel và ngược lại
Ngắt dòng và Wrap Text trong Excel
Khi nhập nội dung dài trong Excel, dù văn bản có độ dài vượt quá ô thì Excel cũng mặc định cho văn bản chỉ nằm trên một dòng mà không ngắt xuống dòng mới, thật không dễ chịu phải không ? Nếu bạn nhấn Enter để xuống dòng, Excel sẽ tự động hóa nhảy sang ô mới. Vậy làm thế nào để ngắt dòng trong Excel để văn bản nằm trọn trong một ô ?
Đơn giản thôi, bạn chỉ cần nhấn Ctrl + Enter để xuống dòng trong ô.
Hoặc bạn có thể dùng chức năng Wrap Text ở thẻ Home để tự động xuống dòng cho văn bản nằm gọn trong ô. Bạn có thể điều chỉnh kích cỡ hàng và cột cho vừa với nội dung.
Tự động điền nhanh với AutoFill
Bạn cần điền những thứ lặp đi lặp lại như ngày tháng, hay điền số thứ tự cho 1000 hàng liên tục? AutoFill chính là thủ thuật Excel bạn không thể bỏ qua.
Đầu tiên, bạn điền một vài ô đầu để làm “ mẫu ”, càng nhiều tài liệu mẫu được điền thì Excel tự động hóa điền càng đúng chuẩn. Di chuột tới góc bên phải phía dưới của ô cho tới khi Open dấu cộng ( + ), nhấp và kéo giữ tới ô bạn cần điền tự động hóa. Bạn hoàn toàn có thể vận dụng AutoFill trên một cột hoặc hàng. Bằng việc sử dụng những mẫu trước đó, Excel sẽ tự “ học ” để điền tự động hóa vào những ô trống, tác dụng sẽ khiến bạn giật mình đấy .
Đôi khi bạn không cần nhiều mẫu đến thế để thực hiện điền tự động. Trong trường hợp không có đủ mẫu, bạn thao tác tương tự hướng dẫn phía trên nhưng thay vì dùng chuột trái, bạn hãy nhấn giữ dấu + bằng chuột phải để kéo chọn vùng ô cần điền tự động. Excel sẽ đề xuất cho bạn một số lựa chọn để điền tự động:
Các lựa chọn Fill để bạn điền tự động hóa gồm có :
- Copy Cells (sao chép để điền lặp lại một nội dung)
- Fill Series (điền dữ liệu theo mẫu có sẵn)
- Fill Formating Only (chỉ điền địng dạng)
- Fill Without Formating (điền giá trị mà không áp dụng định dạng)
- Fill Days (điền ngày)
- Fill Weekdays (điền thứ trong tuần)
- Fill Months (điền tháng)
- Fill Years (điền năm)
- Liner Trend (điền dãy số liền kề)
- Growth Trend (dãy số tăng theo quy tắc số học)
- Flash Fill (điền nhanh – xem thêm ở thủ thuật phía dưới)
- Series… (mở ra hộp thoại Series với nhiều lựa chọn hơn)
Tùy vào nhu yếu mà bạn chọn loại điền tự động hóa mà bạn muốn .
Flash Fill – công dụng giải quyết và xử lý tài liệu những ai phải thao tác với nhiều tài liệu không hề không biết
Bạn thao tác với một trang tính chứa hàng trăm thậm chí còn là hàng nghìn tài liệu ? Những việc làm gộp văn bản / dãy số / ngày tháng từ nhiều hàng, cột hay tách văn bản / dãy số / ngày tháng sẽ trở nên đơn thuần hơn rất nhiều nếu bạn biết đến Flash Fill .
> Xem chi tiết hướng dẫn tại: Hướng Dẫn Cách Tách Họ Tên Trong Excel Đơn Giản Nhất
Giả sử bạn đang cần tách họ tên của một list, cũng tựa như như AutoFill, bạn hãy “ làm mẫu ” trước với một vào dòng đầu, càng nhiều mẫu Flash Fill càng đúng mực .
Sau đó vào thẻ Data -> Flash Fill và cùng chờ đón điều giật mình nhé :
Chọn nhanh tài liệu với phím tắt
- Ctrl + Shift + ⇓ (mũi tên chỉ xuống): Chọn toàn bộ phần phía dưới trong cột (tính từ ô ban đầu đặt con trỏ chuột)
- Ctrl + Shift + ⇑ (mũi tên chỉ lên): Chọn toàn bộ phần phía trên trong cột (tính từ ô ban đầu đặt con trỏ chuột)
- Ctrl + Shift + ⇒ (mũi tên phải): Chọn toàn bộ phần bên phải trong hàng (tính từ ô ban đầu đặt con trỏ chuột)
- Ctrl + Shift + ⇐ (mũi tên trái): Chọn toàn bộ phần bên trái trong cột (tính từ ô ban đầu đặt con trỏ chuột)
- Ctrl + A: chọn toàn bộ bảng
- Ctrl+Shift+End: Con trỏ sẽ nhảy đến ô thấp nhất bên phải có dữ liệu và chọn mọi thứ ở giữa, ngay cả các ô trống.
- Ctrl + Shift + * (dấu hoa thị): chọn toàn bộ vùng dữ liệu liền kề của một ô, nhưng sẽ dừng lại khi gặp các ô trống.
Hoán đổi ( xoay ) tài liệu từ hàng sang cột hoặc ngược lại cực nhanh
Bạn có một bảng tài liệu và đang muốn chuyển hàng thành cột, cột thành hàng mà không mất công nhập lại hàng loạt nội dung ? Chức năng Transpose trong Paste Special sẽ giúp bạn .
Cách làm rất đơn thuần : Copy hàng loạt bảng, sau đó đến vị trí cần dán bảng -> Nhấn chuột phải -> Paste Special. Cửa sổ Paste Special hiện ra, tick chọn ô Transpose và
Tạm kết về thủ thuật Excel dân văn phòng nhất định phải biết
Trên đây mới là 6 thủ thuật Excel hữu ích trong series bài viết Tổng hợp 24 thủ thuật Excel dân văn phòng cần nằm lòng. Hãy theo dõi website tinhocmos.edu.vn mục Kiến thức để cập nhật thêm phần 2, 3 và 4 với các thủ thuật Excel khác để nâng cao hiệu suất làm việc của bạn nhé.
Nguồn tìm hiểu thêm : PCMag
Tham khảo khoá học Excel từ cơ bản tới nâng cao và ứng dụng để trở thành chuyên gia Excel chỉ trong 30 giờ.
Thông Tin Liên Hệ
Trung tâm tin học văn phòng MOS – Viện Đào tạo và Tư vấn doanh nghiệp – Đại học Ngoại Thương
E-Mail : tinhocmos.edu [email protected]
đường dây nóng : 0914 444 343
comments
Source: https://suadieuhoa.edu.vn
Category : Blog
