SÁNG KIẾN KINH NGHIỆM

Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ  trong trường học

 

Bạn đang đọc: Đề tài: Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học

LỜI NÓI ĐẦU

Công việc của người làm công tác làm việc Văn thư – Lưu trữ trông bên ngoài tưởng chừng như đơn thuần là “ Đánh máy ” và dữ gìn và bảo vệ hồ sơ, nhưng nó có những nhu yếu thật sự quan trọng mà chỉ có ai làm công tác làm việc Văn thư – Lưu trữ mới cảm nhận hết được. Điều đó, khiến cho tôi làm công tác làm việc Văn thư – Lưu trữ rất tự hào về vai trò, vị trí việc làm mình làm đã và đang đảm nhiệm ;
Trong hoạt động giải trí của những cơ quan thì công tác làm việc Văn thư – Lưu trữ không hề thiếu được, là một trong những công tác làm việc quan trọng của tổng thể những cơ quan, tổ chức triển khai, chính trị – xã hội dù lớn hay nhỏ, muốn thực thi công dụng, trách nhiệm của mình đều phải sử dụng văn bản, tài liệu để thông dụng những chủ trương, chủ trương, phản ánh tình hình lên cấp trên, trao đổi, liên hệ, phối hợp công tác làm việc, ghi lại những sự kiện, hiện tượng kỳ lạ xảy ra trong hoạt động giải trí hàng ngày ;
Làm tốt công tác làm việc Văn thư là bảo vệ phân phối vừa đủ thông tin, góp thêm phần nâng cao hiệu suất, chất lượng công tác làm việc của của những cơ quan. Thông tin càng không thiếu, đúng mực và kịp thời thì hoạt động giải trí của những cơ quan càng đạt hiệu suất cao cao, bởi lẽ thông tin Giao hàng quản trị được phân phối từ nhiều nguồn khác nhau. Trong đó nguồn thông tin đa phần nhất, đúng chuẩn nhất là thông tin từ văn bản vì văn bản là phương tiện đi lại tiềm ẩn, truyền đạt, phổ cập thông tin mang tính pháplý ;

Nếu tài liệu, văn bản gửi tới cơ quan, đơn vị được đưa đến các bộ phận giải quyết công việc kịp thời và nhanh chóng thì hoạt động của nhà trường càng đạt hiệu quả cao, tiến độ hoàn thành công việc không bị chậm trễ.Nhận thức được tầm quan trọng của công tác Văn thư – Lưu trữ. Cho nên tôi đã chọn nội dung “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ  trong trường học” làm đề tài. Trong đề tài này tôi sẽ tập trung sâu vào lĩnh vực văn thưlưu trữ trong nhà trường. Mong rằng một số ít kinh nghiệm này sẽ được phát huy và bổ sung thêm trong công tác văn thư hiện nay đang được Nhà nước và các cơ quan quan tâm và chú trọng nhất.

A. PHẦN MỞ ĐẦU

I. Lý do chọn đề tài:

Qua nhiều năm thực thi trách nhiệm công tác làm việc văn thư lưu trữ trong nhà trường, tôi nhận thấy công tác làm việc văn thư là công tác làm việc nhằm mục đích bảo vệ thông tin văn bản, Giao hàng hoạt động giải trí quản trị, quản lý và điều hành của cơ quan, tổ chức triển khai. Nội dung công tác làm việc này gồm có những việc về soạn thảo, phát hành văn bản ; quản trị văn bản và những tài liệu khác hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan ; lập hồ sơ hiện hành, giao nộp hồ sơ vào lưu trữ ; và quản trị, sử dụng con dấu trong văn thư .
Công tác lưu trữ là một trong những trách nhiệm cơ bản của cơ quan, tổ chức triển khai nhằm mục đích lựa chọn, lưu giữ, tổ chức triển khai một cách khoa học những hồ sơ, tài liệu để Giao hàng nhu yếu khai thác, sử dụng của cơ quan và xã hội. Nội dung công tác làm việc lưu trữ gồm có những việc về tích lũy, dữ gìn và bảo vệ và tổ chức triển khai sử dụng tài liệu hình thành trong quy trình hoạt động giải trí của cơ quan, đơn vị chức năng .
Giữa công tác làm việc văn thư và lưu trữ không có sự tách biệt mà có mối quan hệ ngặt nghèo, thôi thúc với nhau. Mối quan hệ này bộc lộ qua sự liên tục trong quy trình từ soạn thảo, phát hành, quản trị văn bản đến lưu trữ hiện hành và đưa vào lưu trữ. Khi soạn thảo văn bản, việc khám phá những thông tin, những tài liệu đã giải quyết và xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn phân phối những thông tin có giá trị pháp lý, đúng chuẩn và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản .
Trên thực tiễn việc làm của một cơ quan được triển khai nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, sách vở có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn trọng hay không. Như vậy, triển khai tốt công tác làm việc lưu trữ sẽ góp thêm phần thôi thúc triển khai tốt công tác làm việc văn thư. Ngược lại, thực thi tốt công tác làm việc văn thư cũng sẽ góp thêm phần thực thi tốt công tác làm việc lưu trữ. Cụ thể là việc quản trị văn bản và lập hồ sơ hiện hành có ảnh hưởng tác động quan trọng đến việc triển khai tốt công tác làm việc lưu trữ. Có thể xem công tác làm việc lập hồ sơ như là cầu nối giữa công tác làm việc văn thư với công tác làm việc lưu trữ. Nếu hồ sơ được lập khoa học sẽ tiết kiệm chi phí thời hạn, c ông sức và tạo điều kiện kèm theo thuận tiện để công tác làm việc lưu trữ tăng trưởng, từ đó từng bước phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ .
Trong hoạt động giải trí quản trị hành chính nhà nước lúc bấy giờ, trên mọi nghành, hầu hết những việc làm từ chỉ huy, điều hành quản lý, quyết định hành động, thi hành đều gắn liền với văn bản, cũng có nghĩa là gắn liền việc soạn thảo, phát hành và tổ chức triển khai sử dụng văn bản nói riêng, với công tác làm việc văn thư và lưu trữ nói chung. Do đó, vaitrò của công tác làm việc văn thư và lưu trữ so với hoạt động giải trí của nhà trường là rất quan
trong .
Từ đó, hoàn toàn có thể thấy được nếu chăm sóc làm tốt công tác làm việc văn thư và lưu trữ sẽ góp thêm phần bảo vệ cho những hoạt động giải trí của nền hành chính nhà nước được thông suốt. Nhờ đó góp thêm phần nâng cao hiệu suất cao quản trị hành chính nhà nước và thôi thúc nhanh gọn công cuộc cải cách hành chính lúc bấy giờ. Mỗi cơ quan hành chính nhà nước cần phải có một nhận thức đúng đắn về vị trí và vai trò của công tác làm việc văn thư, lưu trữ để hoàn toàn có thể đưa ra những giải pháp tương thích nhằm mục đích đưa công tác làm việc văn thư, lưu trữ tại cơ quan, đơn vị chức năng mình đi vào nề nếp và góp thêm phần tích cực nâng cao hiệu lực thực thi hiện hành, hiệu suất cao quản trị của nhà trường .

II. Mục đích nghiên cứu:

Hiện nay, hầu hết ở những trường học đều sắp xếp một nhân viên cấp dưới làm công tác làm việc văn thư lưu trữ, nhưng vẫn còn 1 số ít nơi chưa thật sự chăm sóc đến yếu tố này. Người đảm nhiệm trực tiếp việc làm còn hờ hững, không nắm hết được những kỹ năng và kiến thức để xử lý việc làm nên dẫn đến tính đúng mực không cao và không có hiệu suất cao tối ưu nhất .
Để có một văn bản mang tính đúng mực cao, yên cầu người đảm nhiệm công tác làm việc văn thư cần phải có những kiến thức và kỹ năng về kiến thiết xây dựng văn bản, cần nắm được những chiêu thức soạn thảo văn bản vừa khá đầy đủ nội dung vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản đơn cử do Nhà nước lao lý .
Để ship hàng tốt công tác làm việc điều tra và nghiên cứu, quản trị, giảng dạy và học tập thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ yên cầu cần phải nhanh gọn, đúng chuẩn. Mục đích của đề tài nhằm mục đích giúp nhân viên cấp dưới văn thư tháo gỡ những khó khăn vất vả vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho toàn bộ nhân viên cấp dưới văn phòng nhận thức thâm thúy tầm quan trọng của công tác làm việc văn thư lưu trữ trong hoạt động giải trí của nhà trường .

III. Đối tượng nghiên cứu

Để công tác làm việc dữ gìn và bảo vệ tốt hồ sơ và lưu trữ văn bản trong trường học là một công tác làm việc rất quan trọng, nó yên cầu người làm công tác làm việc này phải thận trọng, tỷ mỉ, ngăn nắp và phải khoa học
Làm tốt công tác làm việc văn bản sẽ góp thêm phần thực thi tốt ba tiềm năng quản trị : Năng xuất, chất lượng và hiệu suất cao của cơ quan, nếu làm không tốt công tác làm việc văn bản sẽ hạn chế đến tác dụng hoạt động giải trí quản trị, làm giảm hiệu lực thực thi hiện hành chỉ huy quản lý của cơ quan, tổ chức triển khai và cỗ máy nhà nước nói chung và trường học nói riêng .
Công tác văn thư lưu trữ nhằm mục đích bảo vệ thông tin bằng văn bản ship hàng kịp thời cho việc chỉ huy, quản trị quản lý và điều hành việc làm, cho việc triển khai công dụng, trách nhiệm, ảnh hưởng tác động trực tiếp tới việc xử lý việc làm hàng ngày, tới chất lượng và hiệu suất cao công viêc của mỗi cơ quan, tổ chức triển khai .

IV. Phạm vi nghiên cứu:

Ở một đơn vị chức năng hành chính sự nghiệp, dù ở nghành nghề dịch vụ nào thì cũng phải cần có một bộ phận văn thư lưu trữ. Thực tế công tác làm việc văn thư – lưu trữ ở nhiều đơn vị chức năng chưa được chăm sóc đúng mức mà chỉ coi đây là việc làm đơn thuần. Người ta chưa thấy được vị trí, ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác làm việc văn thư-lưu trữ trong văn phòng những cơ quan đơn vị chức năng. Cán bộ viên chức văn phòng chưa được huấn luyện và đào tạo đến nơi đến chốn do đó kiến thức và kỹ năng trình độ, nhiệm vụ chưa cung ứng được nhu yếu yên cầu của sự nghiệp thay đổi công tác làm việc văn thư – lưu trữ .
Thông qua đề tài góp thêm phần giúp nhân viên cấp dưới văn phòng nói chung, nhân viên cấp dưới văn thư trong tổng thể những trường học hoàn thành xong tốt trách nhiệm của mình .

V. Phương pháp nghiên cứu:

Trong suốt quá trình nghiên cứu đề tài “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ  trong trường học” tôi đã sử dụng nhiều phương pháp nghiên cứu khác nhau như: Điều tra thực tế, quan sát, tổng hợp tài liệu liên quan đến đề tài, thống kê và và phân tích, đánh giá các số liệu thu thập được trong thời gian nghiên cứu.

B. PHẦN NỘI DUNG

I.CƠ SỞ LÝ LUẬN

1. Công tác văn thư lưu trữ.

Công tác văn thư: là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản phục vụ cho việc lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của cơ quan đơn vị. Công tác văn thư bao gồm những nội dung: Soạn thảo và ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, đơn vị, quản lý và sử dụng con dấu. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác văn thư ở các cơ quan phải đảm bảo các yêu cầu: Nhanh chóng, chính xác, bí mật, hiện đại.

Công tác lưu trữ: Là quá trình hoạt động nghiệp vụ nhằm thu thập, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ. Công tác lưu trữ bao gồm những nội dung: Phân loại tài liệu lưu trữ, đánh giá tài liệu lưu trữ, chỉnh lý tài liệu lưu trữ, thu thập bổ sung tài liệu lưu trữ, bảo quản bảo vệ tài liệu lưu trữ, tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Trong quá trình thực hiện các nội dung công việc công tác lưu trữ ở các cơ quan phải đảm bảo: Tính khoa học, tính cơ mật.

Để có một văn bản mang tính đúng chuẩn cao, yên cầu người đảm nhiệm công tác làm việc văn thư phải có những kỷ năng về kiến thiết xây dựng văn bản, cần nắm được những giải pháp soạn thảo văn bản vừa vừa đủ nội dung, vừa đúng thể thức của mỗi loại văn bản đơn cử do Nhà nước pháp luật .
Đểphụcvụtốtcôngtácnghiêncứu, quảnlý, giảngdạyvàhọctậpthìviệc tìm kiếmvănbảnđãlưutrữđòihỏicầnphảinhanhchóng, chínhxác .
Mụcđích củađềtàinhằmgiúpnhânviênvănthưtháogỡnhữngkhókhăn vướng mắc nêutrên .

Qua nhiều năm làm công tác văn thư – Lưu trữ tôi mạnh dạn viết sáng kiến kinh nghiệm “Nâng cao hiệu quả công tác văn thư lưu trữ trong trường học”. Nhằm trao đổi với đồng nghiệp làm công tác văn thư – Lưu trữ ở các trường tiểu học về những kinh nghiệm mà tôi đã tích luỹ được qua thực tiễn nhiều năm làm công tác Văn thư- Lưu trữ.

Những Nội Dung Chính Bài Viết

• • •   * Nội dung và nhiệm vụ của công tác vănthư.
    • 1.1.Nội dung của công tác vănthư
• – Cấu tạo bên trong của sổ
• CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
• TRUNG HỌC CƠ SỞ
• QUÁ TRÌNH HỌC TẬP
  • • •                *.Nhiệm vụ của công tác vănthư
      •                  *. Yêu cầu của công tác vănthư
    •         2.Về công tác lưutrữ
      •                   *Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưutrữ
      • b.  Nội dung của công tác lưutrữ
    • II.   THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TƯỜNG THCS
    • III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS.
    • *Chútrọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ
      • *Nângcaonhậnthức,trìnhđộnghiệpvụcánbộ,viênchứctronghoạt
    • * Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ
  • TÀI LIỆU THAM KHẢO
  • MỤC LỤC

  * Nội dung và nhiệm vụ của công tác vănthư.

1.1.Nội dung của công tác vănthư

Nội dung của công tác làm việc văn thư là những công tác làm việc tương quan đến công tác làm việc quản trị và xử lý về văn bản trong những cơ quan, đơn vị chức năng và thường gồm có 5 nội dung cơ bản sau :
– Đánh máy và soạn thảo văn bản

• Tiếp nhận và giải quyết văn bảnđến
• Tổ chức giải quyết và quản lý văn bảnđi
• Tổ chức và quản lý văn bản mật trong cơquan
• Tổ chức và quản lý các tài liệu hồ sơ trong cơquan
• Tổ chức quản lý và sử dụng condấu

1. Đánh máy soạn thảo văn bản:

Khi soạn thảo văn bản, việc khám phá những thông tin, những tài liệu đã giải quyết và xử lý trước đó là rất quan trọng để hình thành nên văn bản. Các tài liệu được lưu trữ tốt sẽ là nguồn cung ứng những thông tin có giá trị pháp lý, đúng mực và kịp thời nhất cho người soạn thảo văn bản. Trên trong thực tiễn, cơ quan quản trị nhà nước không hề rút ngắn thời hạn phát hành những quyết định hành động, xử lý kịp thời, đúng đắn những nhu yếu của công dân nếu không có không thiếu, kịp thời thông tin từ tài liệu lưu trữ. Công việc của một cơ quan được thực thi nhanh hay chậm, thiết thực hay quan liêu là do công văn, sách vở có làm tốt hay không, do việc giữ gìn hồ sơ, tài liệu có được cẩn trọng hay không. Như vậy, thực thi tốt công tác làm việc lưu trữ sẽ góp thêm phần thôi thúc thực thi tốt công tác làm việc văn thư. Một số quy trình tiến độ trong quy trình triển khai :
Thực hiện một cách update những loại văn bản mà chỉ huy nhà trường giao cho, nhằm mục đích bảo vệ được thời hạn thiết yếu để những ban ngành trong nhà trường triển khai một cách kịp thời, phân phối được thông tin hai chiều giữa chỉ huy và cán bộ công chức .
Đảm bảo đúng, đúng mực, trình diễn rõ đẹp, đúng thể thức .
Văn bản sau khi đánh máy phải kiểm tra lại, so sánh với bản gốc rồi trình cho chỉ huy xem xét, ký công văn .

* Phương pháp soạn thảo một văn bản thường dùng:

1. Tờ trình:

Là loại văn bản dùng để yêu cầu với cấp trên ( hoặc cơ quan chức năng ) một yếu tố mới hoặc đã có trong kế hoạch xin phê duyệt .
– Phần khởi đầu :
+ Những địa thế căn cứ có tính pháp lý .
+ Nhận định tình hình, nêu nguyên do đưa ra nội dung trình duyệt, nghiên cứu và phân tích những địa thế căn cứ trong thực tiễn làm điển hình nổi bật những nhu yếu bức thiết của yếu tố cần trình duyệt .
– Phần nội dung :
+ Nêu tóm tắt nội dung của ý kiến đề nghị mới, những giải pháp khả thi một cách đơn cử, rõ ràng, với những luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ an toàn và đáng tin cậy cao .
+ Dự kiến những yếu tố hoàn toàn có thể phát sinh quanh ý kiến đề nghị mới nếu được vận dụng .
+ Những thuận tiện khó khăn vất vả khi tiến hành thực thi. Những biệ pháp cần khắc phục phải được trình diễn khách quan, tránh nhận xét chủ quan thiên vị .
+ Nêu ý nghĩa, công dụng của ý kiến đề nghị mới so với hoạt động giải trí của đơn vị chức năng .
– Phần kết thúc :
+ Những yêu cầu để cấp trên xem xét, đồng ý chấp thuận để sớm tiến hành, triển khai yêu cầu mới. Có thể nêu giải pháp dự trữ nếu thiết yếu

* Mẫu của một loại Tờ trình:

PHÒNG GD&ĐT … … ..	CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
TRƯỜNG THCS……………..	Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

Số : / TTR-THCS TP. Hà Nội, ngày … …. Tháng … … năm 20 …

TỜ TRÌNH

……………………………………….

Căn cứ … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Căn cứ … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …
Nêu nguyên do, những địa thế căn cứ trong thực tiễn làm nổi bậc những nhu yếu bức thiết của yếu tố cần trình duyệt .
Nêu tóm tắt nội dung của ý kiến đề nghị với những luận cứ kèm theo có thông tin trung thực, độ an toàn và đáng tin cậy cao .
Nêu ý nghĩa, tính năng của ý kiến đề nghị so với hoạt động giải trí của đơn vị chức năng .
Những yêu cầu để cấp trên xem xét, chấp thuận đồng ý để sớm tiến hành, thực
hiện đề xuất kiến nghị .

Nơi nhận:THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ

• Tên đơn vị nhận văn bản;
• Lưu VT.                            Họ và tên

2. Báo cáo:

Là văn bản phản ánh hàng loạt hoạt động giải trí và những yêu cầu của cơ quan, đơn vị chức năng hoặc tường trình về một yếu tố, một việc làm đơn cử nào đó hoặc xin quan điểm chỉ huy .
– Phần mở màn :
+ Những địa thế căn cứ có tính pháp lý .
+ Nêu những điểm chính về trách nhiệm, công dụng của tổ chức triển khai, về chủ trương công tác làm việc do cấp trên hướng dẫn hoặc việc thực thi công tác làm việc của đơn vị chức năng. Đồng thời nếu những điều kiện kèm theo, thực trạng có ảnh hưởng tác động lớn đến việc thực thi chủ trương công tác làm việc nêu trên .
– Phần nội dung :
+ Kiểm điểm những việc đã làm, những việc chưa hoàn thành xong .
+ Những ưu, khuyết điểm trong quy trình thực thi .
+ Xác định nguyên do khách quan, chủ quan .
+ Đánh giá hiệu quả, rút ra bài học kinh nghiệm kinh nghiệm .
– Phần kết thúc :
+ Phương hướng trách nhiệm trong thời hạn tới .
+ Các giải pháp chính để khắc phục những khuyết, điểm yếu kém .
+ Những yêu cầu với cấp trên .
+ Nhận định những triển vọng

* Mẫu của một loại báo cáo:

PHÒNG GD&ĐT … … .. CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM TRƯỜNG THCS…….. Độc lập – Tự do – Hạnh phúc Số : / BC-THCSHà Nội, ngày … …. Tháng … … năm 20 … BÁO CÁO …………………………………….. Căn cứ : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Căn cứ : … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … …     I. Đặc điểm tình hình: 1. Nhận xét về khái quát tình hình cơ quan, đơn vị về: – Tổ chức về cỗ máy, nhân sự . – Trình độ văn hóa truyền thống, kỹ thuật của đội ngũ cán bộ công nhân viên chức . – Tình hình trách nhiệm, tính năng của tổ chức triển khai, về chủ trương công tác làm việc .       2. Khó khăn và thuận lợi: – Thuận lợi – Khó khăn * Lưu ý: Chỉ nêu những khó khăn vất vả, thuận tiện của đời sống kinh tế tài chính xã hội … trực tiếp ảnh hưởng tác động đến hoạt động giải trí của cơ quan, đơn vị chức năng .     II. Kết quả đạt được: Có thể trình diễn nội dung của báo cáo giải trình theo những mặt hoạt động giải trí hay theo tác dụng đạt được của cơ quan, đơn vị chức năng. ( Có thể so sánh, so sánh số liệu cùng kỳ ) . Xác định nguyên do khách quan, chủ quan . Đánh giá hiệu quả, rút ra bài học kinh nghiệm kinh nghiệm . III. Kết luận: Đánh giá khái quát về hàng loạt những mặt hoạt động giải trí của cơ quan, đơn vị chức năng đã báo cáo giải trình phần trên, từ đó tự xếp loại tác dụng đạt được . Các giải pháp chính để khắc phục những khuyết, điểm yếu kém . Phương hướng trách nhiệm trong thời hạn tới . Những yêu cầu với cấp trên . Nơi nhận: THỦ TRƯỞNG ĐƠN VỊ – Tên đơn vị chức năng nhận văn bản ; – … … … … … … … … … … – Lưu VT . Họ và tên

3. Công văn đến

Những năm gần đây với sự tăng trưởng của công nghệ thông tin những đơn vị chức năng trao đổi văn bản qua hộp thư điện tử, đây là phương tiện đi lại vừa nhanh và dễ lưu trữ. Vì vậy, hàng ngày Văn thư vào hộp thư lấy văn bản về đưa vào thư mục văn bản đến đã tạo theo từng năm, tháng để lưu trữ sau đó in ra vào sổ theo dõi văn bản đến và trình Hiệu trưởng phê duyệt chuyển cho những bộ phận. Đây là chiêu thức lưu trữ văn bản đến vừa khoa học lại tra cứu nhanh .
Công văn đến là nguồn thông tin rất quan trọng giúp cho chỉ huy nhà trường triển khai kịp thời, có hiệu suất cao công tác làm việc quản trị nhà trường và phối hợp thực thi có hiệu suất cao những nội dung việc làm có quan hệ với bên ngoài. Do vậy, việc quản trị công văn đến cũng phải kịp thời, đúng chuẩn .
Công văn đến gồm có những loại như : Công văn chỉ đạo trình độ của ngành, công văn chỉ đạo quản trị, thông tư, thông tư, kế hoạch, báo cáo giải trình … .. của những ban nhành cấp trên và nhiều loại văn bản khác .

* Trình tự theo dõi

– Khi nhận được những loại văn bản, ta cần đọc kỹ văn bản để hiểu rõ nội dung và nhu yếu của văn bản .
– Đánh số thứ tự, ngày nhận được vào góc trái của văn bản và vào sổ theo dõi công văn đến ( theo mẫu lao lý )
Chuyển giao cho hiệu trưởng để xem xét và chỉ huy văn bản này giao cho ai quản trị và sử dụng. Ý kiến của Hiệu trưởng được ghi ở góc trái của văn bản .

* Mẫu sổ đăng ký văn bản đến

– Trang bìa của sổ trình diễn như sau :

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐẾN Năm : ………………. ĐƠN VỊ …………………………………………. QUYỂN SỐ ……………… Từ ngày:. .. .. .. . đến ngày:. .. .. .. . Từ số:. .. .. .. .. . đến số:. .. .. .. . .

– Cấu tạo bên trong của sổ gồm 9 c ột

Ngày đến	Số đến	Tác giả	Số, ký hiệu	Ngày tháng	Tên loại và trích yếu nội dung	Đơn vị hoặc người nhận	Ký nhận	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8	9

Như vậy, khi thiết yếu hoặc có sự kiểm tra, Ban giám hiệu cần bất kỳ một loại văn bản nào, văn thư kiểm tra sổ sẽ biết được ai nhận, bộ phận nào nhận .

4. Công văn đi

Công văn đi gồm có nhiều loại văn bản như : Báo cáo, thông tin, kế hoạch, tờ trình, quyết định hành động … được nhà trường phát hành ra trong quy trình thực thi tính năng, trách nhiệm của mình và được gởi đến những cơ quan đơn vị chức năng, cá thể trong và ngoài cơ quan .
Khi đánh máy những văn bản chuyển đi, nhất thiết phải in làm 2 bản : 1 bản gửi đi, 1 bản để lưu công văn đi, có số ký hiệu riêng của cơ quan, ghi rõ ngày tháng phát hành, người ký văn bản. Tất cả những công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi .
Những công văn trước khi ký và gửi đi phải được kiểm tra kỹ về mặt thể thức và thủ tục .
Công văn được chuyển đi bằng nhiều cách nhưng khi nào văn thư cũng phải vào sổ chuyển công văn đi, người nhận công văn hoàn toàn có thể qua hộp thư điện tử hoặc nhận trực tiếp bảng cứng. Tất cả những công văn chuyển đi phải được ghi vào sổ công văn đi ( theo mẫu lao lý )
* Thủ tục quản trị văn bản đi bào gồm những bước sau :
Bước 1 : Đánh máy, kiểm tra thể thức trình diễn văn bản
Bước 2 : Ký và đóng dấu văn bản
Bước 3 : Đăn ký văn bản
Bước 4 : Chuyển giao văn bản
Bước 5 : Kiểm tra việc quản trị văn bản
Bước 6 : Sắp xếp những văn bản lưu vào sổ

*Mẫu văn bản đi được vào sổ theo mẫu

– Trang bìa của sổ trình diễn như sau :

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc _________________ SỔ ĐĂNG KÝ VĂN BẢN ĐI Năm : ………………. ĐƠN VỊ …………………………………………. QUYỂN SỐ ……………… Từ ngày:. .. .. .. . đến ngày:. .. .. .. . Từ số:. .. .. .. .. . đến số:. .. .. .. …

– Cấu tạo bên trong của sổ gồm 8 cột :

Số, ký hiệu văn bản	Ngày tháng văn bản	Tên loại và trích yếu nội dung văn bản	Người ký	Nơi nhận văn bản	Đơn vị, người nhận bản lưu	Số lượng bản	Ghi chú
1	2	3	4	5	6	7	8
							Xem thêm: Hướng dẫn tự sửa điều hòa Sumikura hết bệnh

Khi chuyển giao công văn đi cho cá thể hoặc đơn vị chức năng nào nhận hoặc đơn vị chức năng nào phải có sổ theo dõi ký giao công vă đi, ghi rõ ngày nộp công văn và cơ quan nhận công văn phải ghi vào sổ để tránh thực trạng thất lạc, vướng mắc không thiết yếu xảy ra .

Trình tự lưu trữ

Quy định mở sổ theo dõi theo từng năm. Bắt đầu từ ngày 01/01/20 …. đến hết 31/12/20 …. Mở sổ thứ tự 01,02, … mở màn từ ngày 01/01/20 …, tương tự như như vậy triển khai những năm sau đó .
Cuối năm tổng thể được đóng lại thành tập và đưa vào lưu trữ .

1.2.Học bạ, sổ đăng bộ, chuyển đi – đến (hồ sơ học sinh )

Đối với công tác làm việc văn thư việc quản trị học bạ học viên là một việc rất là quan trọng. Để quản trị tốt học bạ nhất thiết phải có .
– Sổ đăng bộ học viên ( theo mẫu thống nhất chung của ngành giáo dục ) .
– Sổ theo dõi rút học bạ ( chuyển đi, chuyển đến hoặc nghỉ học ) .
– Sổ theo dõi học bạ những lớp trong năm học ( sổ này theo dõi diễn biến, tăng hay giảm của những lớp trong từng tháng và mỗi năm học ) .
– Sổ ký mượn – trả của GVCN những lớp sử dụng học bạ khi thiết yếu .

a. Học bạ:

* Trang bìa của sổ trình diễn như sau :

TRƯỜNG THCS … … … … … … … … … … … … ….
Huyện / Quận / Thị xã … .. Tỉnh / Thành phố … … … …

HỌC BẠ
TRUNG HỌC CƠ SỞ

Họ và tên học viên
… … … … … … … … … … … … … … ..

Số … … … … … … … / trung học cơ sở

– Cấu tạo bên trong của sổ

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

( Ảnh 3×4 cm )

 

 

HỌC BẠ

TRUNG HỌC CƠ SỞ

Họ và tên : …………………………………….. Giới tính ……………………

Ngày sinh : … … … .. tháng … … … năm … … … … … … … … …

Nơ i sinh : ……………………………………………………………………….

Dân tộc : … … … … … … … … …………………………………………………….

Chỗ ở hiện tại : ……………………………………………………………………………..

Họ và tên cha : …………………………………. Nghề nghiệp : …………………………..

Họ và tên mẹ : ………………………… Nghề nghiệp : ……………………………………

Họ và tên người giám hộ : …………………………………. Nghề nghiệp : ……………..
… … .., ngày …… tháng ……. năm 20 …….
HIỆU TRƯỞNG
( Ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu )

QUÁ TRÌNH HỌC TẬP

Năm học	Lớp	Tên trường, huyện (quận, th  xã, TP thuộc tỉnh), tỉnh (TP)
20 ….. – 20 …..
20 ….. – 20 …..

Đầu năm học, địa thế căn cứ vào list lớp nhân viên cấp dưới văn thư phải đếm lại học bạ, kiểm tra hồ sơ học sinh kèm theo, ghi số lượng vào sổ theo dõi để chuyển giao cho GVCN ghi những cụ thể vào học bạ, xong việc GVCN phải giao học bạ lại cho văn thư để quản trị. Khi cho mượn phải ký sổ mượn, khi trả phải ký sổ đã trả và văn phòng phải kiểm tra khá đầy đủ số lượng học bạ khi được nhận lại .
Học bạ cần được bọc nhựa để dữ gìn và bảo vệ tốt, thật sạch. Trang bên trong học bạ nếu có lưu giữ những hồ sơ của học viên như : giấy khai sinh ( bản sao ), phiếu ĐK nhập học lớp 6, đơn xin nhập học, … cần phải dùng kim bấm bấm lại để khỏi rơi rớt khi sử dụng học bạ. Đối với học bạ lớp 6, văn thư phải ghi số đăng bộ vào trang tiên phong .
Định kỳ nhà trường cho kiểm tra tính đúng mực, khá đầy đủ của những cụ thể trong học bạ. Nhân viên văn thư xem xét và giải quyết và xử lý nếu có gì thiếu xót mà thuộc nghành của mình hoặc báo cáo giải trình cho những giáo viên nào có tương quan để giải quyết và xử lý .
Học bạ cần xếp theo thứ tự A, B, C, … dùng dây để buộc theo từng lớp, bỏ vào một ngăn riêng để lưu trữ, bên ngoài cần ghi rõ tên lớp, năm học, tên GVCN, số lượng của mỗi lớp và có list lớp kèm theo để thuận tiện trong việc tra cứu thông tin kịp thời .
Đối với những học bạ của học viên đã nghỉ học, phải lưu giữ nhiều năm : hàng năm nếu có học viên nghỉ học, học viên đã ra trường nhưng chưa nhận học bạ, văn thư cần ghi sổ theo dõi. Các học bạ này nên xếp thứ tự A, B, C, … để khi cần ta thuận tiện tìm thấy để giao cho cha mẹ và ký nhận .

2. Sổ đăng bộ:

* Trang bìa của sổ trình diễn như sau :

– Cấu tạo bên trong của sổ :

PHÒNG GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO …………………………………………………….

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHŨ NGHĨA VIỆT NAM Độc lập – Tự do – Hạnh phúc

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG SỔ ĐĂNG BỘ  BẬC THCS

( kèm theo công vănsố 🙂
Căn cứ theo Điều lệ trường trung học cơ sở, trường trung học phổ thông và trường đại trà phổ thông có nhiều cấp học phát hành kèm theo Quyết định số07 / 2007 / QĐ-BGDĐT ngày 02/4/2007 của Bộ và những văn bản hiện hành .
Sổ đăng bộ có giá trị pháp lý, dùng để ghi list học viên nhập học theo khóa học do Hiệu trưởng nhà trường lưu giữ không thời hạn .

Minh hoạ số cột của sổ đăng bộ

STT	Họ và tên HS	Nam nữ	Ngày tháng năm sinh	Nơi sinh ( theo đúng khai sinh )	Dân tộc, con liệt sĩ, con thương bệnh binh ( hạng )	Chỗ ở hiện tại ( ghi rõ tổ, thành phố, xã ( P. ) )	Họ và tên cha, mẹ. nghề nghiệp ( hay người giám hộ )
1	2	3	4	5	6	7	8

tiếp theo trang 1

Vào trường			Ra trường			Năng lực đặc biệt quan trọng . HS giỏi môn, cấp huyện ( Q. ), tỉnh ( hay vương quốc )	Được cấp bằng
Năm học	Lớp	Lý do	Năm học	Lớp	Lý do		Loại bằng	Số hiệu	Ngày cấp
9	10	11	12	13	14	15	16	17	18

Sau khi hồ sơ tuyển sinh lớp 6 xong và được phân chia theo lớp. Văn thư tập hợp list của những lớp 6, xếp theo thứ tự vần A, B, C, … và ghi vào sổ đăng bộ tuyệt đối đúng chuẩn, cẩn trọng, thật sạch và vừa đủ thông tin ( theo mẫu lao lý ) .

Mỗi năm học cần bổ trợ hồ sơ học sinh như : lên lớp, ở lại lớp, chuyển đi, chuyển đến, bỏ học .

          c.Hồ sơ chuyển trường(chuyển đi – chuyển đến):

+ Chuyển trường gồm có : đơn xin rút học bạ, đơn xin chuyển trường có sự đồng ý chấp thuận của nơi đảm nhiệm .
Nếu chuyển trường ngoài huyện, ngoài tỉnh thì nhà trường phải có giấy ra mắt chuyển trường qua Lãnh đạo Phòng GD&ĐT để xem xét chuyển đi .
Văn thư mở sổ theo dõi và điền không thiếu thông tin thiết yếu sau đó cho cha mẹ ký vào sổ .
+ Chuyển đến gồm có : học bạ, giấy trình làng, những sách vở khác có tương quan. Ngoài ra, văn thư phải kiểm tra học bạ có ghi không thiếu tác dụng học tập, chữ ký của GVCN và xác nhận của Hiệu trưởng trường cũ. Nếu học bạ không vừa đủ thông tin thì phải trả lại cho cha mẹ để bổ trợ hồ sơ và hẹn thời hạn để nộp .

d. Quản lý sử dụng con dấu.

– Việc quản trị và sử dụng con dấu trong công tác làm việc văn thư được triển khai theo pháp luật của pháp lý về quản trị và sử dụng con dấu .
– Con dấu phải được quản trị và sử dụng tại trụ sở của đơn vị chức năng .
– Chỉ được đóng dấu vào những văn bản, sách vở đúng thể thức và sau khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Không được đóng dấu khống chỉ, hoặc đóng dấu trước khi ký .

               *.Nhiệm vụ của công tác vănthư

• Nhận văn bảnđến
• Ghi số, vào sổ đăngký
• Phân loại và trình lãnhđạo
• Đánh máy, rà soát văn bản, in văn bản tàiliệu
• Gửi văn bản đi (vào sổ, ghi số, ghi ngày pháthành)
• Chuyển giao văn bản, tài liệu thư từ trong nội bộ cơquan

                 *. Yêu cầu của công tác vănthư

Trong quy trình thực thi những nội dung trên cần phải bảo vệ những
nhu yếu sau :

• Nhanh chóng, kịp thời, đúng kỳhạn
• Phải đảm bảo tính chính xáccao
• Mức độ bí mật của vănbản

– Sử dụng trang thiết bị hiệnđại

        2.Về công tác lưutrữ

Lưu trữ là khâu ở đầu cuối của quy trình giải quyết và xử lý thông tin bằng văn bản. Tất cả những văn bản đến đã qua giải quyết và xử lý, bản lưu của văn bản đi ( bản chính ) và những hồsơ, tàiliệuliênquanđềuphảiđượcchuyểnvàolưutrữquachọnlọc .

                  *Nhiệm vụ và nội dung của công tác lưutrữ

1. Công tác lưu trữ gồm những nhiệm vụsau

• Thu thập, xử lý, phân loại và sắp xếp các tàiliệu
• Thống kê tàiliệu
• Bảo quản tàiliệu
• Phục vụ khai thác sử dụng tàiliệu

b.  Nội dung của công tác lưutrữ

• Thu thập tài liệu lưutrữ

Là quy trình thực thi những giải pháp có tương quan tới việc xác lập nguồn và thành phần tài liệu thuộc diện nộp lưu vào Phông lưu trữ cơ quan, lựa chọn và chuyển giao tài liệu vào những kho lưu trữ theo quyền hạn và khoanh vùng phạm vi đã được Nhà nước lao lý .
Hàng năm đơn vị chức năng có nghĩa vụ và trách nhiệm :

1. Lập kế hoạch thu thập hồ sơ, tàiliệu;
2. Các phòng, ban, đơn vị công chức, viên chức của cơ quan xác định những loại hồ sơ, tài liệu cần thu thập vào lưutrữ;
3. Công chức, viên chức chuẩn bị hồ sơ, tài liệu và lập “mục lục hồ sơ, tài liệu nộplưu”;
4. Chuẩn bị tốt các phương tiện bảo quản để tiếp nhận hồ sơ, tàiliệu;
5. Tổ chức tiếp nhận hồ sơ, tài liệu, kiểm tra đối chiếu giữa Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu với thực tế tài liệu.

• Bảo quản tài liệu lưutrữ

Bảo quản tài liệu lưu trữ là hàng loạt những việc làm được triển khai
nhằmđảm bảo giữ gìn trạng thái nguyên vẹn của nó .
Công tác dữ gìn và bảo vệ lưu trữ gồm có những nội dung như : Phòng ngừa, phòng hỏng, phục chế tài liệu lưu trữ và phòng gian bảo mật thông tin. Công tác này được lao lý đơn cử tại Pháp lệnh bảo vệ tài liệu lưu trữ Quốc gia .
Nguyên nhân gây hại đến tài liệu lưu trữ có nhiều yếu tố khách quan tự nhiên như : Nhiệt độ, ánh sáng, bụi mốc, côn trùng nhỏ, bão lụt … Và còn do yếu tố
chủ quan của con người như : Do sự thiếu nghĩa vụ và trách nhiệm của những nhân viên cấp dưới lưu trữ và người sử dụng tài liệu lưu trữ .
Biện pháp dữ gìn và bảo vệ là : Chống ẩm, chống mối mọt côn trùng nhỏ … Phải chú ý quan tâm đến cách sắp xếp tủ đựng và trang bị phương tiện kỹ thuật. Cần trang bị không thiếu giá, tủ đựng tài liệu … Kho lưu trữ phải đặt ở nơi khô ráo, thoáng mát, thật sạch, đồng thời phải có chính sách phòng cháy chữa cháy cho kho lưutrữ .

• Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưutrữ

Là hàng loạt công tác làm việc nhằm mục đích bảo vệ cung ứng cho cơ quan Nhà nước và xã hội những thông tin thiết yếu phục vục cho mục tiêu chính trị, kinh tế tài chính, tuyên truyền, giáo dục, văn hóa truyền thống, quân sự chiến lược và Giao hàng cho những quyền hạn chính đáng của công dân .
Mục đích sử dụng tài liệu lưu trữ là tổ chức triển khai khai thác sử dụng tốt và có hiệu suất cao tài liệu lưu trữ

*Thời hạn nộp lưu tàiliệu

Tài liệu của những tổ trình độ, của những đoàn thể, cá thể : Hết 01 năm học nộp về cho những tổ chưởng trình độ, nộp về phòng văn thư lưu

II.   THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ LƯU TRỮ TƯỜNG THCS

* Thực trạng, những thuận lợi và khó khăn.         

           1. Đặc điểm tình hình chung

Công tác văn thư là một nghành nghề dịch vụ hoạt động giải trí không hề thiếu trong hoạt động giải trí quản trị của tổng thể những cơ quan, tổ chức triển khai nhằm mục đích bảo vệ thông tin bằng văn bản Giao hàng kịp thời cho việc chỉ huy, quản trị quản lý việc làm, cho việc thực thi tính năng, trách nhiệm của mỗi cơ quan, tổ chức triển khai .
Với vai trò như vậy, công tác làm việc văn thư có tác động ảnh hưởng trực tiếp tới việc xử lý việc làm hằng ngày, tới chất lượng và hiệu suất cao hoạt động giải trí của mỗi cơ
quan, tổ chức triển khai. Trong thời hạn qua, công tác làm việc văn thư đã đạt được những tác dụng nhất định bộc lộ trên phương diện quản trị và tổ chức triển khai thực thi như sau :
Nhận thức được vai trò, ý nghĩa và công dụng của công tác làm việc văn thư trong hoạt động giải trí của cỗ máy quản trị nhà nước nói chung, của mỗi cơ quan tổ chức triển khai nói riêng, Nhà nước đã chăm sóc đến việc phát hành những văn bản để quản trị, chỉ huy công tác làm việc này .

           Ban hành Quy định công tác văn thư, lưu trữ các cấp và các ngành; Quy định về quản lý văn bản đến, quản lý văn bản đi; lập hồ sơ và quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ cơ quan; quản lý và sử dụng con dấu của cơ quan…
Cùng với việc ban hành văn bản quản lý, chỉ đạo công tác văn thư thì tổ chức văn thư được quan tâm kiện toàn ở các ngành, các cấp. Tuy nhiên:

Bên cạnh những hiệu quả đã đạt được, việc triển khai công tác làm việc văn thư trong thời hạn qua đã thể hiện những hạn chế cần được chăm sóc khắc phục, đó là :
Văn thư ở những trường nhìn chung chưa được kiện toàn theo đúng pháp luật của nhà nước .
– Cơ sở vật chất cho công tác làm việc văn thư trong bước đầu được cải tổ tuy nhiên vẫn chưa phân phối được nhu yếu về hiện đại hóa công tác làm việc văn thư .
– Thể thức và kỹ thuật trình diễn văn bản hành chính theo thông tư 01/2011 / TT-BNV ngày 19/01/2011 của bộ nội vụ vẫn còn lỗi, chưa thống nhất khi vận dụng, làm giảm hiệu lực thực thi hiện hành của văn bản hành chính, gây khó khăn vất vả khi tiếp đón và xử lý văn bản .
– Việc nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan chưa được triển khai .

2. Thuận lợi

Công tác văn thư lưu trữ có không thiếu mạng lưới hệ thống văn bản mang tính pháp lý. Các văn bản đến đều được chuyển trực tiếp vào hộp thư điện tử của Trường. Được sự chăm sóc chỉ huy trực tiếp của Phòng Giáo dục và Đào tạo và Ban giám hiệu nhà trường .
Đảng, Chính quyền, ban ngành, đoàn thể và nhân dân rất chăm sóc đến giáo dục, có ý thức đoàn kết và hợp tác với nhà trường. Đội ngũ thầy cô giáo năng động, nhiệt tình, có năng lượng trình độ tốt, có ý thức vươn lên hoàn thành xong trách nhiệm của mình với niềm tin nghĩa vụ và trách nhiệm cao .
Cơ sở vật chất cung ứng khá khá đầy đủ và kịp thời cho công tác làm việc quản trị, dạy học và những hoạt động giải trí khác .

3. Khó khăn

Việc giao, nhận văn bản, công văn và lưu trữ hầu hết bằng hình thức bằng tay thủ công, sắp xếp không khoa học .
Số lượng văn bản đến rất nhiều để tìm một văn bản đã lưu một cách nhanh gọn nhất là một yếu tố không thuận tiện .
Chính những yếu tố bức xúc trên thôi thúc tôi tìm giải pháp thực thi một cách nhanh gọn, hiệu suất cao để triển khai xong tốt trách nhiệm được giao .

III. GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG CÔNG TÁC VĂN THƯ, LƯU TRỮ Ở TRƯỜNG THCS.

Trong xu thế hội nhập kinh tế tài chính quốc tế với việc triển khai công nghiệp hóa, văn minh hóa quốc gia thì việc nâng cao chất lượng công tác làm việc văn thư, lưu trữ là một nhu yếu tất yếu. Chính cho nên vì thế nhà trường đã xác lập rõ :
Nâng cao nhận thức của Cán bộ – Giáo viên – Nhân viên về công tác làm việc văn thư, lưu trữ nhằm mục đích phát huy hiệu quả của công tác làm việc văn thư và giá trị của tài liệu lưu trữ ;
Tạo bước chuyển biến, đưa công tác làm việc văn thư, lưu trữ đi vào nề nếp và thực thi đúng lao lý của pháp lý về công tác làm việc văn thư, lưu trữ ; Góp phần nâng cao hiệu suất cao công tác làm việc quản trị nhà nước trong quy trình tiến độ lúc bấy giờ .
Để góp thêm phần nâng cao chất lượng công tác làm việc văn thư, lưu trữ nhằm mục đích triển khai những tiềm năng chung của nhà trường theo khuynh hướng công cuộc cải cách hành chính, cần tập trung chuyên sâu thực thi tốt 1 số ít giải pháp sau :

*Chútrọng việc xây dựng kế hoạch, chỉ đạo thực hiện công tác văn thư, lưu trữ

Trong quy trình quản trị, kế hoạch là khâu tiên phong của một quy trình. Mọi hoạt động giải trí quản trị đều được mở màn từ khâu kiến thiết xây dựng kế hoạch .
Kế hoạch là xác lập tiềm năng mà mỗi nhà trường cần phải đạt được trong một hay nhiều năm tới và những phương pháp để đạt được tiềm năng ấy … Có thể thấy, việc kiến thiết xây dựng kế hoạch trong những nhà trường giống như việc tạo nên một cây cầu nối giữa tiềm năng mà trường đó đạt được với phương pháp để thực thi được những mục tiêuấy .
Quản lý công tác làm việc văn thư, lưu trữ là nghĩa vụ và trách nhiệm không riêng gì của thủ

trưởng cơ quan mà còn là nghĩa vụ và trách nhiệm của mỗi cá thể trong cơ quan, đơn vị chức năng .
Xác định được tầm quan trọng của việc thiết kế xây dựng kế hoạch nói chung, kế hoạch công tác làm việc văn thư lưu trữ nói riêng, nhà trường đã thực thi thiết kế xây dựng

kế hoạch theo đúng sự chỉ huy của cấp trên, tương thích với điều kiện kèm theo thực tiễn của nhà trường, đơn cử tới từng bộ phận, thành viên trong nhà trường .
Để kiến thiết xây dựng được kế hoạch nhà trường đã dựa trên những văn bản chỉ huy của những cấp, những ngành .
Quy định của nhà nước về công tác làm việc văn thư, lưu trữ gồm có những văn bản pháp lý có nhu yếu cán bộ, nhân viên cấp dưới văn thư và những đối tượng người tiêu dùng tương quan đến công tác làm việc văn thư, lưu trữ phải triển khai trang nghiêm nhằm mục đích bảo vệ tính thống nhất trong hoạt động giải trí quản trị nhà nước về công tác làm việc văn thư, lưu trữ .
Về cơ bản những pháp luật so với công tác làm việc văn thư lưu trữ gồm có :

• Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản;
• Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính;
• Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị;
• Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt động của các cơ quan, tổchức;

– Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 trải qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thực thi hiện hành thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm 2012 ;
Trên cơ sở những văn bản của nhà nước, hàng năm nhà trường đã xâydựngkếhoạch, banhành Quychếcôngtácvănthư, lưutrữphùhợpvớiđiềukiện thựctếcủanhàtrường .

*Nângcaonhậnthức,trìnhđộnghiệpvụcánbộ,viênchứctronghoạt

động của công tác văn thư, lưu trữ

Đổi mới nhận thức cho cán bộ, giáo viên, nhân viên cấp dưới về công tác làm việc văn thư lưu trữ bằng nhiều hình như : Phổ biến, trao đổi trong cuộc họp, hội nghị … Qua đó giúp CBGVNV hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của công tác làm việc văn thư, lưu trữ từ đó có ý thức triển khai tốt những lao lý về văn thư lưutrữ .
Tăng cường công tác làm việc tu dưỡng cán bộ, giáo viên, nhân viên cấp dưới trải qua
việc cử cán bộ, nhân viên cấp dưới dự những buổi tập huấn tại huyện, tại Trường, khuyến khích tự học tập tu dưỡng .
Giáo dục đào tạo ý thức kỷ luật và tính tích cực trong lao động cho cán bộ, nhân viên cấp dưới văn thư, lưu trữ .

* Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác văn thư, lưu trữ

Hiện nay, cuộc cách mạng công nghệ thông tin diễn ra sôi động ảnh hưởng tác động thâm thúy và trực tiếp đến mọi mặt hoạt động giải trí : kinh tế tài chính, xã hội của quốc gia. Phương hướng tin học hóa công tác làm việc văn thư, lưu trữ xuất phát từ nhu yếu trong thực tiễn cũng như năng lực tăng trưởng trong tương lai. Sử dụng công nghệ thông tin được cho phép nâng cao hiệu suất lao động của nhân viên cấp dưới văn thư lên nhiều lần, đồng thời giảm nhẹ sức lao động của nhân viên cấp dưới văn thư. Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác làm việc văn thư, lưu trữ bảo vệ phân phối thông tin một cách nhanh gọn cho cán bộ, chỉ huy giúp chỉ huy ra được những quyết định hành động kịp thời, đúng chuẩn, đúng đắn, góp thêm phần ship hàng công cuộc cải cách hành chính .

C. KẾT LUẬN

I. KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Qua hơn 9 năm làm công tác làm việc văn thư của Trường trung học cơ sở, nhờ đưa ra 1 số ít giải pháp và cách thực thi có khoa học, bản thân tôi đã đạt được một hiệu quả như sau :
– Khả năng soạn thảo văn bản có bước tân tiến rõ rẹt về phông chữ, kỹ thuật thể thức trình diễn, nội dung văn bản .
– Các loại thông tin báo cáo giải trình kịp thời, đúng, nhanh, sạch sẽ và đẹp mắt, phân phối được những nhu yếu của Ban giám hiệu đề ra .
– Hồ sơ, công văn được update kịp thời, lưu trữ cẩn trọng, sắp xếp ngăn nắp theo hạng mục, thuận tiện trong việc tra cứu khi thiết yếu .
– Tủ đựng hồ sơ ngăn nắp, phân loại đơn cử, thích mắt, có khoa học .
– Việc lưu trữ văn bản đã dần đi vào nề nếp .
– Công việc đều được xử lý hàng ngày, dữ thế chủ động .
Các điều kiện kèm theo cơ sở vật chất, trang thiết bị Giao hàng công tác làm việc văn thư lưu trữ được bổ trợ kịp thời .
Làm tốt công tác làm việc kiểm tra và vệ sinh tổng lực khu vực lưu trữ không để xảy ra thực trạng bị mối mọt .
Như vậy để dữ gìn và bảo vệ tốt hồ sơ và lưu trữ trong trường học là một việc làm yên cầu sự tỉ mỉ, thận trọng, khoa học và ngăn nắp. Ngoài những hồ sơ văn thư lưu trữ và dữ gìn và bảo vệ còn có nhiều loại khác nữa .

          II. KẾT LUẬN

Hiện nay công tác làm việc văn thư ở trường đã đi vào nề nếp, phát huy được hiệu suất cao, cung ứng được nhu yếu công tác làm việc quản trị, giảng dạy và hoạt động giải trí khác trong nhà trường nhờ biết khai thác tốt những thế mạnh sẵn có và ứng dụng tốt Công nghệ thông tin vào công tác làm việc văn thư lưu trữ. Bản thân tôi được phân công làm trách nhiệm Văn thư nhà trường. Ý thức rất đầy đủ được vai trò và tầm quan trọng của công tác làm việc văn thư lưu trữ nhà trường nên trong quy trình công tác làm việc tôi luôn tìm tòi, nâng cấp cải tiến công tác làm việc tìm ra những giải pháp tích cực nhất đem lại hiệu suất cao cao trong công tác làm việc văn thư hành chính, góp thêm phần tích cực trong việc tham mưu cho chỉ huy nhà trường hoàn thành xong tốt trách nhiệm quản trị nhà trường và cũng như để san sẻ cùng đồng nghiệp .

* Bài học kinh nghiệm:

Là người làm công tác làm việc văn thư cần phải không ngừng điều tra và nghiên cứu, tìm tòi học hỏi trao dồi kinh nghiệm, vận dụng một cách linh động thực trạng trong thực tiễn ở mỗi nơi. biến cái khó thành cái dễ, thành thói quen của mình, thì việc làm khi nào cũng trôi chảy và đạt hiệu suất cao cao, luôn có tính kiên trì học hỏi nâng cao trình độ trình độ của mình .
Công tác văn thư là một bộ mặt của cơ quan đơn vị chức năng nên thứ nhất người làm công tác làm việc này phải nhạy bén, giải pháp thao tác khoa học, nhanh gọn và đúng mực …
Áp lực việc làm so với người làm công tác làm việc văn thư là rất lớn nên yên cầu người làm công tác làm việc này phải bình tỉnh và có chiêu thức khoa học xử lý việc làm nhanh gọn mang tính kiên trì .
Người làm công tác làm việc văn thư luôn luôn trực tiếp giải quyết và xử lý từng việc làm một nhưng với thái độ phải rất là hòa nhã, ân cần, siêng năng, không nóng nảy .
Phải thật sự yêu quý việc làm, xem việc của mình làm là tạo điều kiện kèm theo cho chỉ huy để cơ quan triển khai xong tốt trách nhiệm trong năm học .
Trên đây, tôi chỉ xin đưa ra một vài kinh nghiệm nhỏ của tôi. Tuy không được tuyệt vời và hoàn hảo nhất lắm, nhưng đã giúp cho tôi hoàn thành xong tốt mọi việc làm được giao .

TÀI LIỆU THAM KHẢO

1. Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/05/2005 của liên Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày vănbản;
2. Thông tư 01/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hànhchính;
3. Công văn số 879/VTLTNN-NVĐP ngày 19/12/2006 về việc Hướng dẫn tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giátrị;
4. Thông tư số 09/2011/TT-BNV ngày 03 tháng 6 năm 2011 của Bộ Nội vụ quy định về thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt ñộng của các cơ quan, tổchức;
5. Luật lưu trữ đã được Quốc hội khóa XIII, kỳ họp thứ 2 thông qua ngày 11 tháng 11 năm 2011 và có hiệu lực thi hành kể từ ngày 01 tháng 7 năm2012;

MỤC LỤC

Lời nói đầu … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … … Trang 1

PHẦN A: PHẦN MỞ ĐẦU  

I. Đặt yếu tố …………………………………………………………………… Trang 2
II. Mục đích nghiên cứu và điều tra … … … … … … … … … … … … … … … …. Trang 3
III. Đối tượng nghiên cứu và điều tra ………………………………………………… Trang 3
IV.Phạm vi nghiên cứu và điều tra ……………………………………………………. Trang 4
V. Phương pháp nghiên cứu và điều tra …………………………………………….. Trang 4

PHẦN B: NỘI DUNG

I. Cơ sở lý luận …………………………………………………………… Trang 5
II. Thực trạng công tác làm việc văn thư lưu trữ ở trường THCS. …….. Trang 21
III. Giải pháp nâng cao chất lượng công tác làm việc VTLT ở trường THCS.. Trang 23

PHẦN C: KẾT LUẬN

I. Kết quả điều tra và nghiên cứu ……………………………………………………….. … Trang 26
II. Kết luận …………………………………………………………… …. Trang 26
Tài liệu tìm hiểu thêm … … … … … … … … … … … … … … … … … … Trang

 

Xem thêm: Bảo Dưỡng Điều Hòa Tại Hà Nội [ Giảm 20% Từ 2 Máy ]