5 mẫu email gửi khách hàng chuyên nghiệp thông dụng nhất
Email luôn là một trong những công cụ hàng đầu được các doanh nghiệp sử dụng để giao tiếp trực tuyến với khách hàng. Một email hiệu quả chắc hẳn sẽ thu hút và làm tăng sự hài lòng của khách hàng. Tham khảo ngay những hướng dẫn viết email chuyên nghiệp và 5 mẫu email gửi khách hàng phổ biến hiện nay.
Những Nội Dung Chính Bài Viết
Hướng dẫn các bước viết một mẫu email gửi khách hàng chuẩn
Nếu bạn vẫn còn do dự về một cấu trúc cũng như quy chuẩn của một mẫu email, dưới đây là hướng dẫn chi tiết cụ thể cho bạn :
Đặt tiêu đề cho email
Phần tiêu đề chính là thông tin đầu tiên thông báo cho người nhận, tức khách hàng, biết được nội dung sẽ truyền tải trong mail. Từ đó có thể thu hút người nhận nhìn thấy email của bạn giữa hòm thư của họ. Đồng thời, để họ mở ra thay vì bỏ qua email của bạn.
Bạn đang đọc: 5 mẫu email gửi khách hàng chuyên nghiệp thông dụng nhất
Khi đặt tiêu đề, quan tâm sử dụng từ ngữ ngắn gọn, dễ hiểu nhằm mục đích thông tin một cách tổng quát nhất cho người nhận. Bạn cần tránh nội dung không rõ ràng và tuyệt đối không để trống phần tiêu đề .
Bắt đầu bằng lời chào – lý do viết mail
Lời chào mở màn email rất quan trọng, bạn cần dựa vào đối tượng người dùng nhận email mà chọn cách mở lời chào khác nhau. Để bộc lộ sự nhã nhặn, kính trọng, bạn nên khởi đầu bằng Kính gửi. Còn trong trường viết mẫu email gửi người mua bằng tiếng anh, bạn hoàn toàn có thể dùng “ Dear ” hay “ Hi ” .
Viết nội dung chính email
Cần dựa vào mục tiêu, đặc thù việc làm để tiến hành nội dung sao cho hài hòa và hợp lý. Thông thường, cấu trúc nội dung email cần đủ ba phần : mở, thân và kết .
- Mở đầu thư: Trình bày vấn đề một cách ngắn gọn và cụ thể để người nhận nắm nhanh được nội dung.
- Thân thư: Đề cập đến các vấn đề cụ thể, đưa ra các thông tin muốn truyền tải hay giải pháp cho vấn đề.
- Kết thư: Phần này thường đưa ra đề nghị phản hồi, đóng góp từ người nhận. Cũng có thể đưa vào một số câu hỏi yêu cầu người nhận trả lời,…
Trong trường hợp viết thư phản hồi, bạn hoàn toàn có thể vào thẳng yếu tố mà không cần lý giải dài dòng nguyên do gửi email. Lúc này, email phản hồi của bạn cần quan tâm bám vào mục tiêu viết thư .
Không quên chèn ảnh, liên kết và đính kèm tệp
Trong những email việc làm, ví dụ điển hình như mẫu email gửi báo giá cho người mua, file đính kèm rất quan trọng. Chúng cần được gắn vào cuối email để người nhận hoàn toàn có thể xem, tải xuống và tàng trữ nội dung. Vì vậy, hãy kiểm tra lại đã đúng và đủ những tệp chưa trước khi gửi. Tên file cũng nên được đặt theo đúng nội dung file .
Tạo chữ ký email
Chữ ký trong email là phần không hề thiếu để ghi chú “ bạn là ai ”, những thông tin liên lạc của bạn. Đồng thời, đây cũng là một yếu tố biểu lộ sự chuyên nghiệp. Hãy thiết lập phần chữ kỹ cho thông tin tài khoản email của bạn với cấu trúc :
- Lời cảm ơn.
- Họ và tên đầy đủ.
- Vị trí và công ty đang công tác.
- Số điện thoại, địa chỉ email và một số phương thức liên hệ khác như Zalo, skype, whatsapp,… đang sử dụng.
5 mẫu email gửi khách hàng thường xuyên sử dụng trong doanh nghiệp
Mẫu email gửi lời cảm ơn
Mẫu email này cần được gửi cho khách hàng ngay khi họ hoàn tất mua hàng, hoặc trong các dịp kỷ niệm của công ty. Trong email cảm ơn, bạn không cần quá tập trung bán hàng mà có thể chỉ cần coi nó là cơ hội xây dựng hình ảnh và gần gũi hơn với khách hàng. Bạn có thể tham khảo thêm dịch vụ SlimEmail để gửi email hàng loạt cho khách hàng của mình nhé.
Mẫu email gửi khách hàng làm khảo sát
Để không ngừng nâng cao chất lượng dịch vụ, việc tiến hành khảo sát là rất cần thiết. Đó có thể là khảo sát về nhân khẩu học khách hàng, hay khảo sát đánh giá mức độ hài lòng,… Trong mẫu email gửi cho khách hàng này, bạn cần đưa vào những câu hỏi cung cấp dữ liệu giá trị cho công ty bạn.
Bạn cần tránh đi thẳng vào bảng câu hỏi trong email mà hãy khôn khéo đề cập đến những khảo sát một cách có lôi cuốn và có ích cho công ty bạn. Đừng quên khởi đầu bằng 1 lời cảm ơn để biểu lộ sự nhã nhặn và tôn trọng với họ .
Mẫu email gửi khách hàng giải quyết khiếu nại
Sự phàn nàn, khiếu nại của người mua không trọn vẹn là một điều xấu, nhưng bạn cần cẩn trọng trong giải quyết và xử lý chúng. Bạn hãy xem đây là một bài học kinh nghiệm để cải tổ chất lượng dịch vụ, mẫu sản phẩm, cũng như biến một người mua chưa hài lòng thành một người mua thân thiện, thiết kế xây dựng uy tín .Khi người mua đã dành thời hạn viết email phản hồi, kể cả đó là khiếu nại, thì bạn cũng nên làm như vậy. Quan trọng là bạn phải luôn giữ thái độ nhã nhặn, tôn trọng người mua .
Xem thêm: Kỹ năng quản lý xung đột với khách hàng trong mọi tình huống
Mẫu email chăm sóc khách hàng
Tất nhiên không phải người mua sử dụng mẫu sản phẩm / dịch vụ nào của công ty cũng mong ước được theo dõi, giữ liên lạc liên tục. Tuy nhiên, nếu bạn làm điều này họ sẽ nhìn nhận cao hơn và tin yêu hơn. Điều này không chỉ giúp bán hàng mà còn thôi thúc mối quan hệ người mua thêm vững mạnh .
Xem thêm: Lập mẫu kế hoạch chăm sóc khách hàng
Mẫu email chào mừng khách hàng
Gửi một email chào mừng mỗi khi một khách hàng đăng ký tư vấn hay thực hiện mua hàng lần đầu tiên. Với lượng dữ liệu khách hàng ngày càng lớn, hãy đảm bảo rằng bạn không bỏ sót việc gửi email cho bất kỳ cá nhân nào.
Việc này giúp người mua quen thuộc với tên thương hiệu và việc cá thể hóa email sẽ cho người mua cảm thấy được tôn trọng, chăm sóc. Mẫu thư ngỏ gửi người mua này cũng là thời cơ tốt để bạn trình làng thêm những thông tin về loại sản phẩm, dịch vụ tương thích với nhu yếu của họ .
Lời kết
Trên đây là các mẫu email gửi khách hàng phổ biến trong nhiều trường hợp, hy vọng sẽ giúp ích cho quá trình giao tiếp với khách hàng qua kênh email của bạn chuyên nghiệp hơn. Để quản lý mối quan hệ khách hàng cũng như quản trị toàn doanh nghiệp dễ dàng hơn, các doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng phần mềm SlimCRM tự động hóa nhiều thao tác thủ công, nâng cao năng suất và hiệu quả bán hàng.
Source: https://suadieuhoa.edu.vn
Category : Blog
